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Okt 10 2018

pds Software mit zahlreichen Neuerungen auf der GET Nord und RIFA 2018

Neue Apps und Funktionen für Cloud Handwerkersoftware

pds Software mit zahlreichen Neuerungen auf der GET Nord und RIFA 2018

Nach dem Marktstart von pds Portal, der digitalen Rechnungsverarbeitung und der pds Lager App im Frühjahr 2018 wartet der Rotenburger Spezialist für Handwerkersoftware aus der Cloud zu den Herbstmessen mit diversen neuen Funktions-Highlights auf. Mit pds Projekt zur mobilen Verwaltung von Bauprojekten, dem „digitalen PersonenSync“ zur schnellen Erfassung und Ansprache von Geschäftskontakten und der digitalen, formatunabhängigen Belegzustellung präsentiert das Unternehmen eine Reihe neuer smarter Features, die das pds Lösungsportfolio sinnvoll ergänzen. Wie die neuen Funktionen und digitalen Arbeitsprozesse das Tagesgeschäft vereinfachen, können sich Interessenten auf dem forum handwerk digital der RIFA Nürnberg am 25. und 26. Oktober und der Fachmesse GET Nord vom 22. – 24. November in Hamburg live zeigen lassen.

Volle Auftragsbücher und knappe personelle Ressourcen zwingen heute viele Handwerksbetriebe, unnötige Zeitfresser im Arbeitsalltag zu beseitigen, um sich vermehrt auf die produktiven Tätigkeiten konzentrieren. Dies erfordert einerseits Instrumente, die Informationen vollständig und medienbruchfrei dort bereitstellen, wo sie benötigt werden. Gleichzeitig bedarf es integrierten Werkzeugen, die die Abläufe in Verwaltung und Arbeitsorganisation nachhaltig verschlanken. Mit den aktuellen Neuerungen erweitert pds nicht nur seinen digitalen Werkzeugkasten für das Handwerk, um die Herausforderungen der Digitalisierung zu meistern, sondern unterstützt auch Handwerksbetriebe dabei, in allen Unternehmensbereichen wertschöpfender zu arbeiten.

Rechnungen digital und formatunabhängig übermitteln
Eine zentrale Neuerung der pds Software ist die digitale Belegzustellung. Bislang standen Handwerksbetriebe regelmäßig vor der Herausforderung, die Belege in der jeweils vom Kunden präferierten Zustellart und dem gewünschten Rechnungsformat bereitzustellen – ob E-Post, ZUGFeRD, X-Rechnung, PDF, E-Mail oder Papier-Rechnung. Mit der digitalen Belegzustellung der pds Software können Handwerksbetriebe dafür nun eine universelle Schnittstelle nutzen, die es ihnen ermöglicht, Rechnungen per Knopfdruck im gewünschten Format zu übertragen. Die präferierte Zustellart und das gewünschte Rechnungsformat des Geschäftspartners werden lediglich einmalig im System hinterlegt. So lassen sich sämtliche anfallende Rechnungen aus der pds Software direkt und mit nur einem Klick an den Rechnungsempfänger übermitteln. Die pds Software übernimmt dabei automatisch die Überführung in das jeweilige Dateiformat und die Zustellung der Rechnung. Ein händisches Wandeln jeder einzelnen Rechnung oder aufwändige Recherchen in Bezug auf die unterschiedlichen Rechnungsformate sind somit nicht mehr erforderlich. Das gibt den Betrieben den Freiraum, sich wieder auf die wertschöpfenden Aufgaben anstatt auf unnötige Verwaltungsprozesse zu konzentrieren.

Bautagebuch und Projektmanagement per App
Spätestens mit der pds Projekt App findet die Zettelwirtschaft zum Erfassen von Baustellentagebüchern ein Ende. In Ergänzung zur digitalen Projektakte der pds Software, in der alle Auftrags- und Projektinformationen der Bauvorhaben zentral zusammenlaufen, stellt pds auf der RIFA und GET Nord eine neue smarte App zur mobilen Verwaltung von Bauprojekten vor. Die neue Mobilanwendung bündelt die wesentlichen Funktionen der digitalen Projektakte mit den Vorzügen smarter Mobiltechnologie wie Kamera- und GPS-Unterstützung. Diese ermöglicht allen Baubeteiligten, auf sämtliche projektrelevante Daten und Dokumente zuzugreifen, den Baufortschritt auf einfachste Weise zu dokumentieren und zur Weiterbearbeitung an die Verwaltung zu übergeben. Automatisierte Wetterberichte, individuelle Checklisten und vorgefertigte Berichte etwa zur Dokumentation von Mängeln ergänzen das Leistungsspektrum der Mobilanwendung.
pds Projekt rundet das bestehende App Portfolio aus pds Service, pds Zeit, pds Material und pds Lager optimal ab und versorgt die Projektbeteiligten mit allen notwendigen Informationen zum Projekt und dem Verlauf auf der Baustelle. Mit pds Projekt lassen sich damit nicht nur alle Bauprojekte digital dokumentieren, sondern auch sämtliche Arbeitsschritte rund um das Bauprojekt professionalisieren. Wie die übrigen pds Apps zeichnet sich pds Projekt vor allem durch seine praktische und einfache Bedienbarkeit aus und orientiert sich an der individuellen Arbeitsweise seiner Nutzer. Voraussetzung für die Nutzung der pds Apps ist der Einsatz der pds Software.

Bessere Stammdatenqualität mit „digitalem PersonenSync“
Mit dem digitalen PersonenSync können Anwender der pds Software die Qualität ihrer Geschäftspartner-Adressdatenbank auf einfache Weise optimieren und unnötige Zeitfresser in der Verwaltung vermeiden. Damit lassen sich die Adressrecherche, Personenerfassung und Ansprache von Kunden und Interessenten künftig noch einfacher umsetzen. So reicht es etwa aus, bei der Anlage von Personen in der pds Software lediglich Firma und Ort einzugeben, um alle passenden Geschäfts-Adressen einzulesen. Mit nur wenigen Klicks und ohne weitere Dateneingaben kann die richtige Firma samt vollständiger Adressdaten selektiert werden. Auch eine Prüfung der bereits angelegten Adressen wird mit der pds Software ermöglicht. Manuelle Eingabefehler oder zeitaufwändige Recherchen gehören so der Vergangenheit an.

pds auf dem forum handwerk digital der RIFA Nürnberg und auf der GET Nord in Hamburg
Die pds GmbH ist sowohl am 25. und 26. Oktober 2018 auf dem forum handwerk digital der RIFA (Messezentrum Nürnberg) sowie vom 22. – 24. November 2018 auf der Hamburger Elektro- und SHK-Fachmesse GET Nord in Halle B2.EG am Stand 342 als Aussteller vertreten. Zur Anmeldung eines persönlichen Gesprächstermins oder einer Vorführung gelangen Interessenten über www.pds.de

Die pds GmbH ist führender Anbieter für Handwerkersoftware im Bau- und Baunebengewerbe. Mehr als 185 auf Branchen- und kaufmännische Lösungen spezialisierte Mitarbeiter arbeiten im niedersächsischen Rotenburg (Wümme) an der stetigen Weiterentwicklung der Softwareprodukte für Handwerksbetriebe. Seit der Firmengründung 1973 liegt der Fokus auf der Entwicklung von Software mit Branchenanforderungen sowie allen gewerkspezifischen Besonderheiten des Baugewerbes. Neben klassischer ERP-Software mit Auftragsabwicklung und betrieblichem Rechnungswesen (inkl. eines Baulohns) beinhalten pds Lösungen auch mobile Apps für die Baustelle, wie mobiler Kundendienst- und Wartungsservice, Lager- und Materialwirtschaft, Projektmanagement und Baustellenzeiterfassung. Die zukunftsweisende Technologie der pds Software gibt den ca. 3.000 mittelständischen pds Anwenderunternehmen die Sicherheit, auch in Zeiten der Cloud einen langfristig orientierten und zuverlässigen Partner an der Seite zu haben. Die Implementierung und Schulung der Software ermöglichen die pds Partner in Kombination mit den pds Seminarzentren in Rotenburg, Frankfurt/Main, Weinstadt b. Stuttgart und München. Für eine ganzheitliche Vor-Ort-Betreuung und Implementierung aller IT-Themen sorgen 20 pds Partnerunternehmen.

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Okt 2 2018

Bauprojekte durchgängig digital verwalten – pds erweitert mobiles Lösungsportfolio um Projekt App

pds Software wartet mit neuer Projektmanagement App auf

Bauprojekte durchgängig digital verwalten - pds erweitert mobiles Lösungsportfolio um Projekt App

pds erweitert mobiles Lösungsportfolio um Projekt App (Bildquelle: Herrndorff – stock.adobe.com)

In Ergänzung zur digitalen Projektakte der pds Software, in der alle Auftrags- und Projektinformationen aktueller Bauvorhaben zentral zusammenlaufen, stellt der Rotenburger Spezialist für Cloud-fähige Handwerkersoftware mit pds Projekt eine smarte App zur mobilen Verwaltung von Bauprojekten vor. Die neue Mobilanwendung bündelt die wesentlichen Funktionen der digitalen Projektakte mit den Vorzügen smarter Mobiltechnologie wie Kamera- und GPS-Unterstützung. Diese ermöglicht allen Baubeteiligten, auf sämtliche projektrelevante Daten zuzugreifen, Informationen zur Baustelle auf einfachste Weise zu dokumentieren und in Echtzeit zur Weiterbearbeitung an die Verwaltung zu übergeben.

„Intransparente Prozesse, unzureichende Projektdokumentation und mangelnde Arbeitsorganisation sind die häufigsten Ursachen für Konflikte in der Umsetzung von Bau-, Instandhaltungs- und Sanierungsprojekten. Schon im Büro ist es nicht immer einfach, bei den mitunter vielen parallel anfallenden Aufgaben und Bauprojekten den Überblick zu bewahren. Kritisch wird es häufig aber erst auf der Baustelle, wenn bestehende Medienbrüche den Zugang zu projektrelevanten Informationen erschweren und einen durchgängig systemgestützten Arbeitsprozess verhindern“, erläutert Bastian Kohlmeyer, Head of Product Management bei der pds GmbH. „Mit pds Projekt haben wir eine einfach bedienbare und intelligente App entwickelt, die sämtliche Projektbeteiligte auch unterwegs bei der Informationssuche, Dokumentation, Auswertung oder der Abarbeitung von Checklisten unterstützt. Damit haben Anwender quasi ihr digitales Büro immer dabei und sind in der Lage, den bisweilen aufwändigen Baudokumentations- und Kommunikationsprozess mit Hilfe integrierter Smartphone Features auf sehr einfache Weise zu professionalisieren“, ergänzt Christian Braam, welcher als Product Owner die Entwicklung der pds Projekt App koordiniert und vorangetrieben hat.

Eine App – viele Funktionen
pds Projekt rundet das bestehende App Portfolio aus pds Service, pds Zeit, pds Material und pds Lager optimal ab und versorgt die Projektbeteiligten mit allen notwendigen Informationen zum Projekt und dem Verlauf auf der Baustelle. Die Funktionen der pds Projekt App im Überblick:

– Intelligente Suche über alle Inhalte: Durch die native Integration von pds Projekt und der pds Software sind alle in der pds Software angelegten Projekte auch in der pds Projekt App verfügbar. Über integrierte Filterfunktionen lassen sich spezifische Projekte komfortabel selektieren, um schnell gezielte Informationen zu erhalten.

– Alle Dokumente zu einem Bauprojekt, z.B. Angebote und Bestellungen, können direkt über die App abgerufen und heruntergeladen werden. Über die integrierte Kamerafunktion lassen sich neue Bilder und Dokumente in einer individualisierbaren Ordnerstruktur bequem von der Baustelle ins Büro übermitteln.

– Reibungslose Kommunikation: Alle Ansprechpartner zu den jeweiligen Projekten sind direkt in der App hinterlegt, um eine schnelle Kontaktaufnahme zu ermöglichen. Dank vollständiger Projektinformationen sind alle Projektbeteiligten auch mobil jederzeit auskunftsfähig. Um die Kommunikation und Anfahrt zu erleichtern, wurden die gängigen Smartphone Standardfunktionen wie Telefonie, E-Mail und Navigation direkt in pds Projekt integriert.

– Übersichtliches Bautagebuch: Damit Anwender den Projektfortschritt Tag genau festhalten können, bietet pds Projekt zahlreiche Möglichkeiten zur Baustellendokumentation. Dabei werden alle erfassten Eingaben und Bilder automatisch in einer übersichtlichen Tagesliste angelegt, damit jederzeit nachvollziehbar bleibt, was an welchem Tag gemacht wurde. Dank der Integration von GPS- und Wetterinformationen speichert die App sogar automatisch die jeweilige Wetterlage für eine lückenlose Nachvollziehbarkeit des Bauabschnitts ab.

– Vorgefertigte Berichtsart auswählen: Damit alle Vorgänge auf der Baustelle möglichst ausführlich und sachbezogen dokumentiert werden können, stehen in pds Projekt zahlreiche Arten vorgefertigter Berichte zur Verfügung. Die unterschiedlichen Berichtsvarianten werden anschließend direkt an die pds Software übergeben, sodass die Mitarbeiter im Büro den Vorgang in Echtzeit nachverfolgen und z.B. bei Kunden-Rückfragen schneller reagieren können.

– Ausführliche Mängelberichte und automatisierte Workflows: Ein Beispiel für eine Berichtsart in pds Projekt ist die Erfassung eines Mängelberichts. Über Fotos und individuelle Notizen (auch per Spracheingabe) können aktuelle Mängel vor Ort einfach dokumentiert und gleichzeitig Aufgaben angelegt werden, damit sich die zuständigen Mitarbeiter direkt um die Beseitigung der Mängel kümmern können.

– Individualisierbare Checklisten und Vorlagen unterstützen die Mitarbeiter auf der Baustelle bei der Ausführung von Routinearbeiten und beim Anlegen von Berichten, damit keine Arbeitsschritte mehr in Vergessenheit geraten.

Mit pds Projekt lassen sich damit nicht nur alle Bauprojekte digital dokumentieren, sondern auch sämtliche Arbeitsschritte rund um das Bauprojekt professionalisieren. Wie die übrigen pds Apps zeichnet sich pds Projekt vor allem durch seine praktische und einfache Bedienbarkeit aus und orientiert sich an der individuellen Arbeitsweise seiner Nutzer. Voraussetzung für die Nutzung der pds Apps ist der Einsatz der pds Software.

Die pds GmbH ist führender Anbieter für Handwerkersoftware im Bau- und Baunebengewerbe. Mehr als 185 auf Branchen- und kaufmännische Lösungen spezialisierte Mitarbeiter arbeiten im niedersächsischen Rotenburg (Wümme) an der stetigen Weiterentwicklung der Softwareprodukte für Handwerksbetriebe. Seit der Firmengründung 1973 liegt der Fokus auf der Entwicklung von Software mit Branchenanforderungen sowie allen gewerkspezifischen Besonderheiten des Baugewerbes. Neben klassischer ERP-Software mit Auftragsabwicklung und betrieblichem Rechnungswesen (inkl. eines Baulohns) beinhalten pds Lösungen auch mobile Apps für die Baustelle, wie mobiler Kundendienst- und Wartungsservice, Lager- und Materialwirtschaft, Projektmanagement und Baustellenzeiterfassung. Die zukunftsweisende Technologie der pds Software gibt den ca. 3.000 mittelständischen pds Anwenderunternehmen die Sicherheit, auch in Zeiten der Cloud einen langfristig orientierten und zuverlässigen Partner an der Seite zu haben. Die Implementierung und Schulung der Software ermöglichen die pds Partner in Kombination mit den pds Seminarzentren in Rotenburg, Frankfurt/Main, Weinstadt b. Stuttgart und München. Für eine ganzheitliche Vor-Ort-Betreuung und Implementierung aller IT-Themen sorgen 20 pds Partnerunternehmen. Weitere Informationen: www.pds.de

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Jul 5 2018

Agentursoftware Vergleich: Die richtige Lösung finden!

Because Software, Anbieter der Agentursoftware easyJOB, erklärt Ihnen, auf welche Punkte Sie beim Vergleich achten sollten.

Agentursoftware Vergleich: Die richtige Lösung finden!

(Bildquelle: @ Shutterstock)

Mit Agentursoftware ist es ein wenig wie mit einer neuen Liebe: Anfangs scheint alles perfekt, doch es dauert nicht lange, bis die kleinen (oder sogar großen) Macken des Alltags sichtbar werden. Auf diese fünf Punkte sollten Sie daher beim Vergleich verschiedener Lösungen achten, damit Ihr Favorit die Flitterwochen übersteht:

1. Langlebigkeit
Klassische Software veraltet schnell. Agentursoftware als Rückgrat Ihres Unternehmens sollte dagegen mitwachsen, damit Sie dauerhaft wettbewerbsfähig bleiben und effektiv arbeiten. Daher legen wir bei Because so viel Wert darauf, dass wir easyJOB ständig weiterentwickeln und dabei sehr innovativ bleiben. So fließen ständig technische und inhaltliche Neuerungen ein.

2. Funktionstiefe
Ein ausgefeiltes Funktionsangebot basiert auf Erfahrung. Regelmäßiges Kunden-Feedback, zeitliche und Entwickler-Kapazitäten sind der Garant dafür, dass ein Anbieter passende Lösungen entwickeln kann. Achten Sie darauf, wenn Sie Software vergleichen. Für uns war Funktionstiefe immer ein Leitmotiv, das wir in über 25 Jahren am Markt konsequent verfolgt haben. Sie sorgt dafür, dass auch tiefergehende Anforderungen gut erfüllt werden können. Und sie ist Voraussetzung für langfristige Investitionssicherheit, wenn die Software auch zukünftigen Anforderungen gerecht werden kann, von denen die Agentur heute noch gar nichts weiß.

3. Modularität/ Schnittstellen
easyJOB wurde konsequent als Komplettlösung entwickelt und wird schon im Basispaket mit umfangreichen Funktionen ausgeliefert. Rund dreißig Zusatzmodule decken weitere spezifische Anforderungen bestimmter Abteilungen ab, z.B. Finanzen und (vorbereitende) Buchhaltung, Produktion und Media. Schnittstellen zu DATEV, SEPA oder Jira erweitern das Anwendungsspektrum und Webservices (API) ermöglichen die Anbindung von Dritt-Programmen an easyJOB. So integrieren Sie ganz nach Wunsch Ihre Prozesse in einem führenden System und vermeiden das Arbeiten mit Insellösungen.

4. Individualisierbarkeit
Über eine Vielzahl an Parametern, Einstellungen und Zusatzfeldern ist easyJOB sehr flexibel und kann perfekt für die jeweiligen Arbeitsweisen maßgeschneidert werden – und das ohne zusätzliche Programmierung. easyJOB ist wie keine zweite Lösung skalierbar, es zwingt Ihnen keine starre Lösung auf. Wir sehen uns deshalb Ihre Abläufe und Prozesse zuerst genau an und entwickeln daraus eine auf Ihre Anforderungen optimal zugeschnittene Lösung. Dieser geringe Mehraufwand bei der Integration führt anschließend zu größeren Einsparungen.

5. Usability
Agentursoftware sollte Sie in Ihrem täglichen Arbeitsalltag unterstützen. Heißt: Sie sollten jederzeit von einer Aufgabe zur nächsten wechseln und vieles parallel bearbeiten können. easyJOB besitzt diese „Multiwindowing“-Funktion seit langem. Unsere Kunden können so Leistungen zwischen Jobs kopieren oder beim Schreiben einer E-Mail parallel Notizen und Projektinformationen bearbeiten.

Wichtige Details im Blick behalten
Schauen Sie auf die wichtigen Details, wenn Sie sich für eine Lösung interessieren. Lassen Sie sich nicht von gefälligen Oberflächen blenden. Und denken Sie weitsichtig: Anfangs achtet man oft nur auf Funktionalitäten und Technologien. Sie sind dauerhaft aber nur so gut wie der Support und die Innovationsfähigkeit des Anbieters. Because beispielsweise verfügt über 17 Anwendungsberater. Auch deswegen ist easyJOB der Favorit inhabergeführter Agenturen im deutschsprachigen Raum. Wir justieren unsere Agentursoftware exakt nach Ihren Wünschen.

Noch mehr Informationen und Hilfestellung zur Auswahl der optimalen Softwarelösung finden Sie in unserem Whitepaper „Auswahl Agentursoftware / Checkliste“ ( https://www.because-software.com/fileadmin/Dokumente/Auswahl_Agentursoftware_Checkliste.pdf).

Because Software entwickelt und vertreibt Standardsoftware für Werbeagenturen. Seit rund 30 Jahren am Markt präsent, hat sich Because Software als einer der führenden Anbieter von Agentursoftware etabliert. Die Lösungen zeichnen sich durch große Funktionstiefe und individuelle Anpassungsmöglichkeiten aus. Sie werden kontinuierlich weiterentwickelt und um neue Bereiche erweitert. Durch kompetente Anwendungsberatung und kundenorientierten Service bietet Because Software kurze Integrationszeiten und somit eine dauerhaft funktionierende Gesamtlösung.

easyJOB
Die Agentursoftware easyJOB wurde konsequent als Komplettlösung mit großem Funktionsumfang entwickelt: Bewährte Jobabwicklung von der Kalkulation bis zur Rechnungsstellung, Reports und Controlling, Dokumentenmanagement, E-Mail-Integration, Ressourcenplanung und viele weitere Zusatzmodule und Schnittstellen liefern die Basis für einen optimalen Workflow. Die flexible parametrisierbare Oberfläche kann dabei die unterschiedlichsten Arbeitsweisen ohne zusätzliche Programmierung perfekt abbilden. So können Stand-Alone-Programme abgelöst und zahlreiche Synergieeffekte in der Agentur geschaffen werden. Das rechnet sich schnell und macht die Arbeit effektiver und angenehmer.

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Jun 21 2018

Komplettpaket statt Übergangslösung: Agentursoftware easyJOB

Komplettpaket statt Übergangslösung: Agentursoftware easyJOB

Timm Rotter

easyJOB Nutzer im Portrait – heute: in a nutshell. Die Kommunikationsagentur mit Schwerpunkt Social Media und Content Marketing beschäftigt 29 Mitarbeiter an den Standorten München und Köln. in a nutshell hat sich im ersten Halbjahr 2018 für unsere Agentursoftware entschieden und befindet sich gerade in der Einführung. Im Interview erklärt Geschäftsführer Timm Rotter, wieso er easyJOB ausgewählt hat.

Herr Rotter, wann haben Sie gemerkt, dass Sie eine professionelle Lösung zur Steuerung Ihrer Agentur brauchen?
Timm Rotter: Als ich ein entscheidendes Fußballspiel im Abstiegskampf unserer Freizeitmannschaft verpasst habe.

Wie bitte?
Timm Rotter: Es war tatsächlich so – irgendwann Ende 2016 habe ich am Monatsende versucht, schnell noch alle Rechnungen fertig zu bekommen. Und das auf Basis dutzender Exceltabellen mit Mitarbeiterstunden und sonstigen Aufwänden. Zudem musste die Umsatzsteuer-Voranmeldung raus. Unser Team hatte ein wichtiges Spiel, und ich habe kurz vor knapp absagen müssen, weil die Buchhaltung wieder mal nicht fertig wurde.

Wie groß war Ihre Agentur damals?
Timm Rotter: Wir waren sieben – zwei Festangestellte, der Rest Freie. Ihre eigenen Arbeitsstunden haben die Mitarbeiter in Excel erfasst, aber die Zuordnung auf Kunden und Projekten zur Abrechnung lief bei mir auf. Ich habe nach Feierabend immer sämtliche Stunden des Tages nachgehalten. Eine Weile funktionierte das, solange ohnehin alle Jobs über mich liefen und ich jeden Mitarbeiter gebrieft habe, was es genau zu tun gab am jeweiligen Tag. Effizient war es nicht, aber…

Ja?
Timm Rotter: Macht der Gewohnheit, würde ich sagen. Solange der Leidensdruck nicht zu groß wird, wurschtelt man sich durch. Ich glaube, das geht vielen kleinen Agenturen so, gerade wenn sie gut ausgelastet sind. Dann nimmt man sich im Tagesgeschäft keine Zeit, sich solchen strategischen Fragen zu widmen. Das ist ein großer Fehler, den man aber nicht wahrnimmt, weil man die – ineffizienten – Prozesse zu sehr verinnerlicht hat.

Kann man auf Excel-Basis eine Agentur führen?
Timm Rotter: Ja, wenn man über eine gewisse Größe nicht hinauswachsen möchte. Nach meiner Erfahrung wird es aber schon bei mehr als zwei Vollzeitkräften ineffizient.

Wie ging es dann weiter nach besagtem Abend?
Timm Rotter: Ich hatte das Glück, dass eine Mitarbeiterin einen Software-Entwickler kannte, der gerade ein Zeiterfassungssystem in der Betaphase hatte. Er hat uns angeboten, es als einer der ersten zu testen. Das war für uns schon mal ein Quantensprung: Jeder Mitarbeiter konnte, ohne vollen Einblick in die Zahlen, eigene Stunden auf die jeweiligen Projekte buchen. Als Admin konnte ich zugleich die Erlöse tracken und musste am Monatsende nur noch die Aufstellungen prüfen und als PDF exportieren.
Eine effiziente Zeiterfassung war damals unser größtes Thema, und mit der Software kamen wir echt voran. Parallel sind wir von MS Office mit zentralisierter Dokumentenablage auf die Google Cloud umgestiegen. Das Setup hat unser Wachstum kurzfristig sicher vereinfacht – aber Ende 2017 wurde immer klarer, dass auch das nur eine Übergangslösung war.

Haben Sie wieder ein Fußballspiel verpasst?
Timm Rotter: (lacht) Nein – aber wenn Du wirklich wachsen willst, ist eine effiziente Zeiterfassung nur der erste Schritt. Zuletzt war es die Finanzbuchhaltung, die wieder aus dem Ruder lief: 35 Kunden, doppelt so viele Projekte – entsprechend viele Rechnungen, Belege und Stundenlisten gab es. Allein der Aufwand, die alle händisch erst im Rechnungswesen zu verarbeiten und dann nochmals händisch in DATEV zu übertragen… Das wurde uferlos.
Dazu kam, dass wir wieder auf Excel-Tabellen und Word-Dokumente zurückgreifen mussten – jetzt zur Ressourcenplanung und für Angebote. Die Daten der Neuprojekte mussten wir dann aber wieder in die Zeiterfassung eintragen – solch ein Nebeneinander von Systemen ist eine Wachstumsbremse.

Haben Sie einmal ausgerechnet, wie viel Zeit Sie vergeuden?
Timm Rotter: Ja, das habe ich – übrigens am Neujahrstag 2018, als Ruhe war. Im vierten Quartal waren mehr als 20 Prozent meiner Arbeitszeit für kaufmännische Projektverwaltung und Rechnungswesen drauf gegangen. Dazu kamen die Kosten für die Buchhalterin, die zwei Tage im Monat mit DATEV beschäftigt war. Daraus ist auch mein wichtigster Vorsatz für das neue Jahr geworden: keine Übergangslösungen mehr. Ich wollte ein System, das alles steuert, vom ersten Angebot über Ressourcenplanung und Abrechnungen bis zur Übergabe an die Steuerberatung.

Jetzt sind Sie seit Juni easyJOB-Kunde – wieso fiel die Wahl auf unsere Software?
Timm Rotter: Im Endeffekt vor allem, weil der Claim wirklich stimmt: Die Software lässt sich tatsächlich maßschneidern und verspricht, dass sie mit uns mitwachsen kann. Zudem verfügt easyJOB über einen sehr großen Funktionsumfang. Wir haben uns fünf verschiedene Anbieter angesehen. Nur bei easyJOB haben wir das volle Vertrauen, dass es nicht nur das abbildet, was wir heute brauchen, aber auch das, was wir – hoffe ich – in fünf Jahren brauchen werden.

Kurz zurück zum Anfang: Ist Ihr Team damals eigentlich abgestiegen?
Timm Rotter: Ja, aber inzwischen spielen wir wieder in der ersten Liga – wobei (grinst) das jetzt nicht an Ihrer Software liegt.

Because Software entwickelt und vertreibt Standardsoftware für Werbeagenturen. Seit rund 30 Jahren am Markt präsent, hat sich Because Software als einer der führenden Anbieter von Agentursoftware etabliert. Die Lösungen zeichnen sich durch große Funktionstiefe und individuelle Anpassungsmöglichkeiten aus. Sie werden kontinuierlich weiterentwickelt und um neue Bereiche erweitert. Durch kompetente Anwendungsberatung und kundenorientierten Service bietet Because Software kurze Integrationszeiten und somit eine dauerhaft funktionierende Gesamtlösung.

easyJOB
Die Agentursoftware easyJOB wurde konsequent als Komplettlösung mit großem Funktionsumfang entwickelt: Bewährte Jobabwicklung von der Kalkulation bis zur Rechnungsstellung, Reports und Controlling, Dokumentenmanagement, E-Mail-Integration, Ressourcenplanung und viele weitere Zusatzmodule und Schnittstellen liefern die Basis für einen optimalen Workflow. Die flexible parametrisierbare Oberfläche kann dabei die unterschiedlichsten Arbeitsweisen ohne zusätzliche Programmierung perfekt abbilden. So können Stand-Alone-Programme abgelöst und zahlreiche Synergieeffekte in der Agentur geschaffen werden. Das rechnet sich schnell und macht die Arbeit effektiver und angenehmer.

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Mai 30 2018

Bewährte Funktionen neu gedacht: Projektmanagement mit easyJOB ist nun noch einfacher

Bewährte Funktionen neu gedacht: Projektmanagement mit easyJOB ist nun noch einfacher

Projektmanagement mit easyJOB

Mit dem Redesign von easyJOB haben wir auch einige bewährte Funktionen optimiert. Besonders hilfreich ist das neue Job-Timing – ein Multiprojektmanagement-Tool, mit dem Sie alle laufenden Projekte spielend leicht im Blick behalten.

Je mehr die Agentur zu tun hat, desto besser?! Aus kaufmännischer Sicht stimmt das in den meisten Fällen. Doch zugleich kann eine größere Auslastung auch Frust und Stress erzeugen – wenn der Überblick verloren geht, wie es im Detail um die vielen verschiedenen Projekte steht.

Klare Balkenpläne für optimales Projektmanagement
Eine elegante Lösung liefert das Job-Timing in unserer Agentursoftware easyJOB. In einem übersichtlichen Balkenplan (Gantt-Diagramm) können Sie sich Aktivitäten ausgewählter Projekte gesammelt anzeigen lassen – zum Beispiel alle Jobs eines Kunden oder eines Projektleiters. Zudem bietet der Suchassistent diverse Optionen: Sie können Tasks nach Kunden, Jobs oder Mitarbeiter selektieren und dabei beliebige Zeiträume wählen. Auf Job-Ebene lassen sich zudem Informationen zum Projektfortschritt und zur Einhaltung der Zeitvorgaben anzeigen. Alle Aufgaben und Termine erscheinen automatisch auch im Mitarbeiter- oder Teamkalender und sind aus dem Job-Timing heraus schnell zu öffnen. Um die Auslastung der Mitarbeiter zu optimieren und zeitliche Engpässe zu meistern, bietet easyJOB mit dem Ressourcenplanungs-Modul eine effiziente Lösung.

Viele Funktionen und übersichtliches Design
Zahlreiche komfortable Features erleichtern Ihnen die Arbeit im Job-Timing. Tasks können Sie einfach per Drag & Drop verschieben, dabei lässt sich die Dauer eines Tasks spielend durch „Ziehen“ mit der Maus anpassen. Terminarten und -farben sind frei definierbar und bieten somit maximalen Spielraum. Ein Quick-Editor erlaubt schnelle Änderungen und die Neuanlage von Tasks.
Ein besonderes Plus ist die Visualisierung: Verschiedene Symbole signalisieren, ob Aktivitäten erst geplant, aktuell in Bearbeitung oder bereits erledigt sind; entsprechende Farben kennzeichnen die Priorität. Farblich codierte Verlaufsbalken zeigen erfasste Stunden im Verhältnis zu Sollvorgaben an. Tage außerhalb des Projektzeitraums sind an der helleren Hintergrundfarbe erkennbar. Zugeordnete Mitarbeiter werden Ihnen angezeigt.

Vernetzung mit der kaufmännischen Projektabwicklung
Die zeitliche Planung eines Jobs in easyJOB ist – um ein wirklich ganzheitliches Projektmanagement zu ermöglichen – immer auch mit seiner kaufmännischen Abwicklung verbunden. Im Jobcenter bekommen Sie alle Finanzdaten (Stunden- und Fremdkosten, Erlöse, Deckungsbeiträge, …) für laufende Projekte angezeigt. Weitere wichtige Funktionen wie Stundenerfassung, Notizenhistorie oder Adressbuch sind im Menü leicht zu finden. Dank Multiwindowing, also der gleichzeitigen Nutzung verschiedener Fenster, lassen sie sich effizient parallel bearbeiten.

ERP-Lösung und Projektmanagement in einem
Die Integration von Enterprise Ressource Planning (ERP) und Projektmanagement in easyJOB bietet Ihnen eine besonders effektive Komplettlösung: Sie können sich über den zeitlichen und kaufmännischen Status von Projekten informieren, Prioritäten festlegen, Projekte nachverfolgen und zugleich sicherstellen, dass Sie alle Ressourcen optimal einsetzen. Damit schaffen Sie beste Voraussetzungen, um Wachstum erfolgreich und frei von Frust zu managen.

Wenn Sie an weiteren Neuigkeiten rund um easyJOB interessiert sind, besuchen Sie doch einfach unsere Website ( https://www.because-software.com) oder schauen Sie in unserem Newsroom ( https://www.because-software.com/newsroom) vorbei.

Because Software entwickelt und vertreibt Standardsoftware für Werbeagenturen. Seit rund 30 Jahren am Markt präsent, hat sich Because Software als einer der führenden Anbieter von Agentursoftware etabliert. Die Lösungen zeichnen sich durch große Funktionstiefe und individuelle Anpassungsmöglichkeiten aus. Sie werden kontinuierlich weiterentwickelt und um neue Bereiche erweitert. Durch kompetente Anwendungsberatung und kundenorientierten Service bietet Because Software kurze Integrationszeiten und somit eine dauerhaft funktionierende Gesamtlösung.

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Die Agentursoftware easyJOB wurde konsequent als Komplettlösung mit großem Funktionsumfang entwickelt: Bewährte Jobabwicklung von der Kalkulation bis zur Rechnungsstellung, Reports und Controlling, Dokumentenmanagement, E-Mail-Integration, Ressourcenplanung und viele weitere Zusatzmodule und Schnittstellen liefern die Basis für einen optimalen Workflow. Die flexible parametrisierbare Oberfläche kann dabei die unterschiedlichsten Arbeitsweisen ohne zusätzliche Programmierung perfekt abbilden. So können Stand-Alone-Programme abgelöst und zahlreiche Synergieeffekte in der Agentur geschaffen werden. Das rechnet sich schnell und macht die Arbeit effektiver und angenehmer.

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Mai 24 2018

pds Stadiontour durch Deutschland – Impulse für ein digitales Handwerk

Handfestes Wissen mit Ausblick in die Zukunft des Handwerks

pds Stadiontour durch Deutschland - Impulse für ein digitales Handwerk

pds setzt mit bundesweiter Stadiontour nachhaltige Impulse für ein digitales Handwerk (Bildquelle: pds GmbH)

„Antrieb. Software. Mittelstand.“ – Mit diesen drei Fundamenten als Leitbild entwickelte der Spezialist für Cloud- und App-fähige Handwerkersoftware pds die bundesweite Roadshow „pds Impuls @ Stadion“, welche Unternehmen aus dem mittelständischen Handwerk einen richtungsweisenden Impuls und Antrieb in Richtung Digitalisierung der Arbeitswelt gab. In fünf Bundesligastadien zeigte pds nicht nur umfassende Einblicke in den Handwerksbetrieb von morgen, sondern auch in mehreren praxisorientierten Workshops, wie sich mittelständische Handwerksbetriebe schon heute für die digitalen Anforderungen rüsten können. Im direkten Dialog mit Kunden und Interessenten aus dem Bau- und Baunebengewerbe vermittelte das pds Team die Chancen der Digitalisierung an Beispielen des Tagesgeschäftes, die deutlich machten, wie grundlegend sich die Arbeit im Handwerk durch Vernetzung, mobile Kommunikation, Big Data und Agilität verändert.

München, Frankfurt, Hamburg, Dortmund und Leipzig – das waren die fünf Stationen der pds Veranstaltungsreihe „pds Impuls @ Stadion“. Als führender Spezialist für zukunftsweisende Handwerker-Lösungen hat die pds GmbH mit der Roadshow durch die fünf Bundesligastadien eine exklusive Kommunikations- und Informationsplattform geschaffen, um Kunden und Interessenten über die digitale Zukunft im Handwerk zu informieren und ihnen als Sparring-Partner den Weg zum effizienten Handwerksbetrieb zu ebnen.

Miteinander, durch mobile Handwerker-Apps vernetzte Monteure, 360°-Projektcontrolling über pds Portal sowie die Digitalisierung von Betriebsabläufen in der Lohn- und Finanzbuchhaltung, der Projektverwaltung oder in der Materialverwaltung wurden von pds in interaktiven Workshops spannend aufbereitet und gaben Impulse zur gezielten Umsetzung individueller Digitalisierungsstrategien. Zudem wurde anhand von praxisorientierten Anwendungsbeispielen aufgezeigt, welchen konkreten Mehrwert die drei Megatrends fürs Handwerk, „Augmented Reality“ (AR), „Internet of Things“ (IoT) und künstliche Intelligenz (KI), schon heute für das Tagesgeschäft bieten und welche die nächsten Schritte auf dem Weg in die digitale Zukunft sein werden. Der Tagesablauf bot den Besuchern dabei genügend Raum für Gespräche zur eigenen Standortbestimmung und den fachlichen Austausch mit den Experten von pds und pds Partnern. „Wir sehen uns als ganzheitlichen Strategie-, System- und Technologie-Partner unserer Kunden bei der Umsetzung der Digitalisierung. Dass wir mit diesem Ansatz richtig liegen, zeigt das Vertrauen, das unsere Kunden uns über viele Jahre schenken, sowie die durchgängig hohe Besucherzahl unserer Veranstaltungsreihe“, so pds Geschäftsführer Matthias Böcker.

Stefan Kuntz, ehemaliger Fußball-Nationalspieler, Bundesliga-Torschützenkönig, Europameister und heutiger Cheftrainer der U21-Nationalmannschaft schlug zum Abschluss der impulsgebenden Vorträge einen Bogen vom Profisport zur Wirtschaft und erläuterte die gemeinsamen Erfolgsfaktoren, die zwischen Erfolg und Misserfolg entscheiden. Eingewoben in illustre Geschichten aus seinem Leben als Profi-Sportler und Erfolgs-Trainer beschrieb er die Relevanz von Teamwork, Konfliktmanagement, effizienter Kommunikation und Agilität, um Hand in Hand ein gemeinsames Ziel zu erreichen. „Das Feedback unserer Gäste zu dem Tag, sowohl inhaltlich zu den gezeigten Themen, wie auch organisatorisch zum Rahmen der Veranstaltung, war überragend und zeigt uns erneut, wie wichtig im Handwerk der persönliche Austausch bei Themen rund um den digitalen Wandel ist. Wir freuen uns, damit einen wichtigen Impuls für unsere Kunden und Interessenten zur erfolgreichen Digitalisierung des Handwerks zu setzen und diese Eventreihe auch in Zukunft fortzusetzen und weiterzuentwickeln“, resümiert pds Marketing-Leiterin Sarah Tietjen.

Die pds GmbH ist führender Anbieter für Handwerkersoftware im Bau- und Baunebengewerbe. Mehr als 185 auf Branchen- und kaufmännische Lösungen spezialisierte Mitarbeiter arbeiten im niedersächsischen Rotenburg (Wümme) an der stetigen Weiterentwicklung der Softwareprodukte für Handwerksbetriebe. Seit der Firmengründung 1973 liegt der Fokus auf der Entwicklung von Software mit Branchenanforderungen sowie allen gewerkspezifischen Besonderheiten des Baugewerbes. Neben klassischer ERP-Software mit Auftragsabwicklung und betrieblichem Rechnungswesen (inkl. eines Baulohns) beinhalten pds Lösungen auch mobile Apps für die Baustelle, wie mobiler Kundendienst- und Wartungsservice, Fahrzeugortung und Baustellenzeiterfassung. Die zukunftsweisende Technologie der pds Software gibt den ca. 3.000 mittelständischen pds Anwenderunternehmen die Sicherheit, auch in Zeiten der Cloud einen langfristig orientierten und zuverlässigen Partner an der Seite zu haben. Die Implementierung und Schulung der Software ermöglichen die pds Partner in Kombination mit den pds Seminarzentren in Rotenburg, Frankfurt/Main, Weinstadt b. Stuttgart und München. Für eine ganzheitliche Vor-Ort-Betreuung und Implementierung aller IT-Themen sorgen 20 pds Partnerunternehmen.

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Mai 23 2018

„Wir haben mit den Insellösungen Schluss gemacht“

"Wir haben mit den Insellösungen Schluss gemacht"

Diego del Pozo, Geschäftsführer der Wiener Agentur TUNNEL23

30 Jahre Because Software heißt auch: 30 Jahre Partnerschaft mit besonderen Kunden. Zu unserem Firmenjubiläum erzählen wir an einigen Beispielen, wie die Zusammenarbeit in der Praxis läuft. Die Wiener Kreativagentur TUNNEL23 hat mit ihren 25 Mitarbeitern nicht nur diverse Branchenpreise abgeräumt, sondern setzt auch bei der Technik auf Innovation.

„Herr del Pozo, als einer der beiden Geschäftsführer von TUNNEL23 sind Sie auf einem sich rasant ändernden Markt unterwegs. Wie positionieren Sie da Ihre Agentur?“
Diego del Pozo: „Uns gibt es seit 2001, unter den digitalen Kreativagenturen zählen wir also schon zu den Routiniers – was aber nicht bedeutet, dass wir uns auf bisherigen Erfolgen ausruhen können. Wir müssen immer am Puls der Zeit bleiben und neue Innovationen bringen. Dabei positionieren wir uns klar als Spezialist für digitale Kommunikation, wobei wir von der Konzeption bis hin zur fertigen Umsetzung das volle kreative Leistungsspektrum abdecken.“

„Wie sieht die Umsetzung so einer digitalen Kampagne aus?“
„Wir betreuen die meisten unserer Kunden über den gesamten Kampagnenverlauf, vom Briefing bis hin zur fertigen Kampagne. Von der Ideenfindung, über die Ausarbeitung des Konzepts bis hin zur Umsetzung der einzelnen Maßnahmen passiert so gut wie alles bei uns im Haus. Berater, Konzepter, Screendesigner, Animationsdesigner und Programmierer arbeiten dabei eng zusammen und stehen im ständigen Austausch miteinander.
Oft gibt es parallel zur digitalen Kampagne auch klassische ATL Maßnahmen. Diese müssen natürlich zeitlich wie formal gut auf einander abgestimmt sein. Da darf man keine Berührungsängste zu anderen Agenturen haben, wobei die größte Herausforderung in der Regel weniger die Zusammenarbeit unter den Agenturen an sich, sondern die knappen Timings sind.“

„Die Geschichte Ihrer Agentur hat aber ganz anders begonnen …“
„Als Michael Katzlberger die Agentur TUNNEL23 vor 17 Jahren gründete, erstellte er zunächst vor allem Websites auf Basis von Flash. Das Geschäft lief gut und mit der Zeit kamen auch die ersten Mitarbeiter dazu. Als ich 2007 einstieg war gerade in eine GmbH umgegründet worden. Meine Aufgabe war es vor allem klare Strukturen zu schaffen und das Geschäft in geregelte Bahnen zu lenken. Seit 2012 bin ich als Co-Geschäftsführer dabei.“

„Sie haben sich ja dann sehr schnell auf die Displaywerbung spezialisiert – wie kam es dazu?“
„Wir hatten ja schon viel Erfahrung im Online-Geschäft und in der Erstellung von Flash Animationen. Mit verstärktem Aufkommen der Onlinewerbung stellte sich heraus: Da gibt es eine nicht besetzte Marktlücke, nämlich die Erstellung von Bannern und anderen Displaywerbemitteln. Unsere Kunden damals waren unter anderem Verlage und Mediaagenturen, die verkauften häufig ihre Printanzeigen mit folgendem Deal: Du nimmst eine Print-Anzeige, dann gibt es noch ein Banner im Web dazu. Das Problem, es gab die Motive für Print, aber das Werbemittel für die Display-Schaltung fehlte. Für die klassischen Agenturen war dieser Markt nicht interessant. Die haben das Feld den Medien und Mediaagenturen überlassen. So kam es dazu, dass neben den Kampagnen, die wir für unsere Werbekunden realisierten, ein großer Teil unserer Aufträge darin bestand klassische Werbeanzeigen für das Web zu adaptieren.“

„Wie hat sich das Geschäft in den zehn Jahren seitdem entwickelt?“
„Mittlerweile ist so gut wie überall angekommen, dass es für digitale Kommunikation eigenständige Ideen und Konzepte braucht. Während die online Kampagne in früher oft nur den verlängerten Arm der klassischen ATL darstellte, präsentieren wir heute durchwegs eigenständige online Umsetzungen im Rahmen großer Kampagnen. Zudem wächst der Markt seit Jahren stetig, wodurch sich auch der Wettbewerb zunehmend verstärkt. Mediaagenturen versuchen selbst Kreativleistung anzubieten, unter anderem indem sie digitale Kreativagenturen kaufen und auch klassische Agenturen haben spätestens jetzt realisiert, dass sie das Thema keinesfalls ignorieren können. Für uns ist daher der direkte Draht zum Kunden wichtiger denn je. Auch in der strategischen Planung sind wir stärker geworden: Heute forcieren wir noch stärker den Lead und entwickeln häufig zuerst die digitale Kampagne.“

„So eine sich ständig weiterentwickelnde Agentur erfordert ja auch eine klare Organisation – wie handhaben Sie das?“
„Angefangen haben wir ganz klein, mit Word und Excel. Wir hatten viele Jahre ein Tool eines kleinen Anbieters im Einsatz, das nur ein paar hundert Euro gekostet hatte. Damit haben wir tausende Angebote und Rechnungen geschrieben, das hat sich wirklich amortisiert! Aber je mehr wir gewachsen sind, desto größere Probleme gab es in der Projektabwicklung und im Controlling. Es fiel uns immer schwerer, die relevanten Infos aus unseren diversen Insellösungen zusammenzufügen. Zudem ging viel Zeit drauf: Unsere Auswertungen in Excel boten immer nur eine Bestandsaufnahme; sobald sich etwas an den Daten änderte, mussten wir wieder von vorn anfangen. Und manches war gar nicht möglich, etwa projektbasiert Deckungsbeiträge zu berechnen.“

„Woran haben Sie gemerkt, dass Sie da umsteuern mussten?“
„Zunächst, weil der Aufwand an Zeit und Energie viel zu groß wurde um den Überblick zu behalten. Das hemmt eine Weiterentwicklung in anderen Bereichen.
Entscheidend war aber vor allem das Risiko Fehler in der Abrechnung oder Kalkulation zu spät, oder gar nicht zu bemerken. Außerdem gestaltete sich die Zeiterfassung zunehmend schwierig, da die Stundenerfassung nicht direkt mit den Aufträgen verknüpft werden konnte. Auf diese Art und Weise wuchs zunehmend die Gefahr „verloren gegangener Stunden“, die nicht fakturiert werden können.
Inzwischen haben wir 9 Berater und 2 Geschäftsführer, da müssen wir einfach immer wissen, in welchem Zustand sich welcher Job befindet. Darum haben wir entschieden: Wir brauchen eine Agentursoftware – und zwar die beste, die es gibt! Wir haben erst lange recherchiert und uns dann schnell für easyJOB entschieden. Auch die Implementierung ging fix, im April 2017 haben wir die Faktura umgestellt und alle Jobs fürs erste Quartal nacherfasst.“

„Warum war es Ihnen so wichtig, die alten Daten zu übernehmen statt einen „harten Cut“ zu machen?“
„Wir wollten alle Daten für das Jahr 2017 lückenlos vorliegen haben und den Umsatz über das ganze Jahr reporten. Außerdem sahen wir die Chance einer Generalsanierung: Unsere Aufträge laufen teilweise schon seit Jahren, da kommen viele Angebote, Aufträge und Rechnungen zusammen. Leider waren diese in unseren alten Systemen nicht konsequent verknüpft, und konnten einander daher nicht ohne weiteres zugeordnet werden. Dank easyJOB ist das jetzt ganz anders. Wir haben in der Datenbank für alle alten Rechnungen neue Jobs angelegt, auch die Angebote und Aufträge wurden überführt. Die Berater haben dann die Jobkopfdaten nachgepflegt. Besonders praktisch fand ich, dass wir über den Leistungszeilen-Import alle Leistungen ganz einfach und ohne jeglichen Verlust übertragen konnten.“

„Jetzt arbeiten sie schon 1 Jahr mit easyJOB, wie ist die Bilanz, was ist noch geplant?“
„Mit dem Erreichten sind wir sehr zufrieden: Die Daten sind viel übersichtlicher angeordnet und lassen sich über die diversen Abfragen zudem immer leicht finden. Wir haben jetzt viel mehr Ressourcen für andere Aufgaben, easyJOB lohnt sich also auch in dieser Hinsicht. Was wir noch nicht geschafft haben, aber bald umsetzen wollen, ist das Ressourcen- und Aufgabenmanagement. Die Software bietet viele Möglichkeiten zur Unterstützung – etwa bei Jobtiming, Jobstatus, Deadlines. Zur Zeit haben wir dafür noch Whiteboards im Einsatz.“

„Wie sehr hilft Ihnen unser easyDataVisualizer , oder eDV wie wir ihn nur noch nennen, für die individuelle Anpassung von Reports?“
„Der eDV ist sehr wichtig für uns. Neben verschiedenster Reports im Jobcenter, die wir mittlerweile selbst verwalten, haben wir einen speziellen Report für die Erfassung der Arbeitszeiten erstellen lassen, um umfangreiche Excel-Tabellen zu ersetzen. Wir haben bei uns keine All-In Verträge, daher geht es nicht nur darum wie lange gearbeitet wurde, sondern auch wann. Je nach Uhrzeit gelten andere Überstundensätze. Darüber hinaus geht es uns bei der Zeiterfassung um faire und transparente Lösungen, daher ist gerade bei einem Gleitzeitmodell eine entsprechende Übersicht unverzichtbar. Die Mitarbeiter haben stets Zugang zu ihren Stundenkonten und somit einen guten Überblick: Das stärkt die Arbeitszufriedenheit.“

„Es gibt noch eine weitere Besonderheit bei TUNNEL23: Sie haben ein eigenes Software-Tool mit dem Namen MAM entwickelt, was hat es damit auf sich?“
„Ursprünglich war MAM ein internes Tool, um Werbemittel einfacher und vor allem schneller erstellen zu können. Denn vor etwa drei bis vier Jahren haben zwei entscheidende Entwicklungen begonnen: Die mobilen Displays wurden die zentrale Benutzeroberfläche – und Flash geriet als Plattform gegenüber HTML5 ins Hintertreffen. Die Umsetzung der Werbemittel in HTML5 erforderte immer größeren manuellen Aufwand, war dadurch fehleranfällig und darüber hinaus nicht besonders rentabel. Wir haben daraufhin eine webbasierte Lösung zur Erstellung von HTML5 Werbemitteln entwickelt, die auf Vorlagen basiert und ohne Programmierkenntnisse bedient werden kann. Einfach ausfüllen und am Ende kommt ein fertiges Werbemittel raus, das plattformübergreifend funktioniert. Bald haben wir gemerkt, dass es für so eine Lösung einen Markt gibt und begonnen diese als Produkt zu vertreiben.
Besonders beliebt ist MAM bei Vermarktern und Medienhäusern speziell wenn es um die Erstellung von Sonderwerbeformen geht. Mittels eigens gestalteter Vorlagen, können diese binnen kürzester Zeit Werbemittel für ihre Kunden erstellen: Zwei Bilder und ein Video einfügen, ein Klick und schon ist das Werbemittel generiert. Auch für den Einzelhandel, wo es eine Vielzahl an wechselnden Angeboten und Produkten gibt, bietet sich eine Lösung an. So hat beispielsweise auch ein großer österreichischer Lebensmitteldiscounter MAM im Einsatz.“

„Herr del Pozo, das hört sich wirklich spannend an. Wir danken Ihnen für das ausführliche Gespräch und wünschen Ihnen weiterhin viel Erfolg!“

Because Software entwickelt und vertreibt Standardsoftware für Werbeagenturen. Seit rund 30 Jahren am Markt präsent, hat sich Because Software als einer der führenden Anbieter von Agentursoftware etabliert. Die Lösungen zeichnen sich durch große Funktionstiefe und individuelle Anpassungsmöglichkeiten aus. Sie werden kontinuierlich weiterentwickelt und um neue Bereiche erweitert. Durch kompetente Anwendungsberatung und kundenorientierten Service bietet Because Software kurze Integrationszeiten und somit eine dauerhaft funktionierende Gesamtlösung.

easyJOB
Die Agentursoftware easyJOB wurde konsequent als Komplettlösung mit großem Funktionsumfang entwickelt: Bewährte Jobabwicklung von der Kalkulation bis zur Rechnungsstellung, Reports und Controlling, Dokumentenmanagement, E-Mail-Integration, Ressourcenplanung und viele weitere Zusatzmodule und Schnittstellen liefern die Basis für einen optimalen Workflow. Die flexible parametrisierbare Oberfläche kann dabei die unterschiedlichsten Arbeitsweisen ohne zusätzliche Programmierung perfekt abbilden. So können Stand-Alone-Programme abgelöst und zahlreiche Synergieeffekte in der Agentur geschaffen werden. Das rechnet sich schnell und macht die Arbeit effektiver und angenehmer.

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Mai 16 2018

ERP und ELO Software: Ein gelungener Einstieg in die Systeme

Das Angebot der TEPE GmbH & Co. KG hat System. Das versprechen die eingesetzten Software-Lösungen der MSOFT Organisationsberatung.

ERP und ELO Software: Ein gelungener Einstieg in die Systeme

Peter Marwitz, M·SOFT, und Maximilian Klein, TEPE Systemhallen, freuen sich über die ERP Einführung

Startschuss gefallen

Seit Anfang März ist der Startschuss bei TEPE gefallen. Nach einem ausführlichen Auswahlprozess und intensiven Vorbereitungen wurden bei dem Systemhallen-Anbieter die ERP-Lösung Business five von MSOFT sowie das Dokumentenmanagement-System ELO eingeführt.

Gerade im Bereich der Angebotskalkulation überzeugt Business five . „Damit verschlanken
wir unsere Prozesse und sparen Zeit“, führt Maximilian Klein, u.a. verantwortlich für die IT bei TEPE, Gründe zur Entscheidung für MSOFT an.

Ein weiterer Vorteil: Die Kombination aus Produktion und Handel, die mit Business five abgedeckt
wird. So wird das Programm übergreifend für alle Abteilungen eingesetzt werden und Doppelerfassungen gehören der Vergangenheit an.

Flexibel mit System

So standardisiert die angebotenen Hallen bei TEPE sind, werden diese auf Wunsch modular nach
Kundenanforderungen zusammengestellt. „Dazu war gerade im Vorfeld eine gute Vorbereitung nötig“, erläutert
Klein, „So haben wir z.B. detailliert einzelne Stücklisten zu unseren Modulen und Mustervorgänge für die
verschiedenen Hallen erstellt. Dies macht es unseren Mitarbeitern bei der Kalkulation einfacher.“

Dank der guten Vorbereitung und ergänzenden Schulungen hat Maximilian Klein gemeinsam mit MSOFT eine solide Grundlage geschaffen um alle Kollegen bei der Einführung mitzunehmen.

Zugriff auf die Systeme

Ziel der neuen Lösungen ist es für Maximilian Klein, mehr zu digitalisieren sowie Informationen
übergreifend und nachhaltig zu archivieren. Im Rahmen der DIN EN 1090 ist die Archivierung nach rechtlichen
Aspekten ein Thema und wird, wie ein GoBD-konformes Arbeiten, vom Dokumentenmanagement-System ELO unterstützt.

Über die Funktion der Barcode-Erkennung werden im Wareneingang Belege automatisch archiviert und den entsprechenden Vorgängen zugeordnet.

Mit ELO bieten sich neben der klassischen Dokumentenablage vielfältige Möglichkeiten, wie z.B. Workflows: hiermit werden Arbeitsprozesse definiert und unterstützt.

Bei der Firma TEPE wird ein Workflow z.B. direkt bei Eingang einer Kundenanfrage gestartet:

Mit über 25 festen Mitarbeitern agiert TEPE vom Standort Dülmen aus und beliefert seine Kunden bundesweit und im deutschsprachigen Ausland. Die zuständigen Abteilungen bzw. Mitarbeiter erhalten eine Information zu ihren Aufgaben. Darüber hinaus erhalten Sie auf einen Blick den Stand eines Projektes. Desweiteren arbeitet ELO mit
Business five zusammen. ELO greift auf Stammdaten aus Business five zu und Unterlagen werden Vorgangsbezogen archiviert.

Alle Bereiche der digitalen Transformation im kaufmännischen Bereich werden genau durchleutet. Zahlreiche Workshops laden Sie ein Idee für die automatisierte Arbeit zu erhalten!

Sie sind herzlich eingeladen!!!

Kompetenz aus einer Hand

Bereits seit über 30 Jahren entwickelt M-SOFT kaufmännische Software. „Dabei ist es wichtig, den Anforderungen der Kunden stets einen Schritt voraus zu sein und nachhaltige Lösungen anzubieten“, wie Torsten Welling, Vertriebsleiter von M-SOFT, ausführt.
Dabei wissen die Kunden des Dissener Anbieters das ganzheitliche Angebot von Software und Beratung bis hin zu EDV-Dienstleistungen zu schätzen.

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Apr 5 2018

Interview: „Die neue Software trägt zu unserem Wachstum bei“

Geschäftsführer Fabian Frank berichtet von der Umstellung auf ein neues ERP-System bei der Ferdinand Kreutzer Sabamühle GmbH

Flüssigzucker, Getränkegrundstoffe und Gewürze: Das ist nur eine kleine Auswahl des Sortiments an Lebensmittelgrundstoffen, die das Nürnberger Unternehmen Ferdinand Kreutzer Sabamühle GmbH anbietet. Die Entscheidung, die alte Standard-Software abzulösen, fällte Geschäftsführer Fabian Frank im Jahr 2012. Heute ist die Umstellung abgeschlossen. Wie Herr Frank die Phase des Wechsels von einem System zum anderen erlebt hat, berichtet er im Interview.

Im Gespräch: Fabian Frank, Geschäftsführer Ferdinand Kreutzer Sabamühle GmbH. Herr Frank führt in vierter Generation das Familienunternehmen mit mehr als 900 Produkten wie Lebensmittelzusatzstoffe und Gewürze.

Herr Frank, gab es bei der Umstellung auf die neue Software besondere Herausforderungen?

Ja, sogar mehrere. Besonders wichtig ist uns unter anderem das Verwalten der Rahmenkontrakte im ERP-System. Häufig vereinbaren wir mit Kunden einen bestimmten Lieferumfang – beispielsweise 100 Tonnen eines Produkts -, von dem dann nach und nach kleinere Mengen abgerufen werden. Trotzdem müssen wir dabei immer flexibel bleiben. Kommt zum Beispiel ein anderer Kunde auf uns zu, der die gleiche Ware benötigt, möchten wir ihn gegebenenfalls sofort bedienen können, auch wenn die eingelagerte Ware an einen anderen Vertrag gebunden ist. Die Herausforderung für das System ist es, anpassungsfähig und dennoch übersichtlich zu sein. Wenn wir Ware auf Lager haben, wollen wir uns natürlich nicht vom System diktieren lassen, an wen wir verkaufen – denn unsere Stärke als Mittelständler ist die Flexibilität. Das Gleiche erwarten wir auch von unserem Softwareanbieter: dass er flexibel auf unsere Anforderungen reagiert.

Wie haben Sie damals die Auswahl des Softwareanbieters getroffen?

Als vor fünf Jahren unsere Suche nach einem neuen Softwareanbieter begann, haben wir die Schlüsselpersonen unserer Abteilungen an einen Tisch gebracht, damit die Entscheidung von allen gemeinsam getragen wird. So haben wir eine Vorauswahl getroffen. Einige Anbieter waren auf den ersten Blick zwar überzeugend, aber als es später um die Details der Software, insbesondere der Nutzeroberfläche, ging, haben wir oft gemerkt, dass es doch nicht zu unseren Bedürfnissen passt. Dass die Entscheidung auf Compex fiel, hatte mehrere Gründe. Unter anderem wurden unsere besonderen prozessorientierten Anforderungen berücksichtigt und darüber hinaus hat uns der Preis überzeugt. Und natürlich das Wichtigste: die Software selbst.

Und was hat sie bei der Software überzeugt?

Zum einen die Nutzeroberfläche, die besonders leicht zu bedienen ist. Die Mitarbeiter von Compex haben uns gezeigt, dass man meistens mit einem und höchstens mit drei Klicks zum Ziel kommt. Ein weiterer Grund war die Menüführung. Man kann sie so anpassen, dass nicht jeder immer das volle Programm sieht, sondern nur so viel, wie er wirklich braucht. Noch ein Punkt ist die Rechtevergabe. Niemand erhält pauschal Berechtigungen, sondern man definiert die Zugriffsrechte über Stellen und Rollen in einem Organigramm am Workflow entlang und weist sie dann Personen zu. Wir müssen uns also keine Sorgen machen, dass ein Mitarbeiter irgendwo agiert, wo er eigentlich keinen Zugang haben sollte. Die Prozesse laufen wirklich nur so ab, wie wir sie geplant und modelliert haben.

Wie beurteilen Sie rückblickend die Umstellungsphase? Was hat sich heute verändert?

Am Anfang jeder Umstellung auf eine neue Software gibt es immer Hürden, die man gemeinsam mit dem Softwareanbieter überwinden muss. So war das auch bei uns. Heute will hier aber keiner mehr auf die neue Software verzichten. Ich muss sagen: Das, was wir heute können, wäre mit der alten Software auf keinen Fall möglich gewesen. In den letzten drei Jahren haben wir 25 Prozent Wachstum erzielt. Dazu haben auch die verbesserten Prozesse durch unsere Software beigetragen. Konkret erleichtert hat sich zum Beispiel, dass unser Lagerverwalter einen optimalen Überblick über die Bestände hat. Wo wir früher mit dem Taschenrechner vor dem Bildschirm überlegt und gerechnet haben, reicht heute ein Klick. Ich sehe auf einen Blick die Abnahmemenge und die Menge der Restbestände. Und auch ohne die neue Kontraktverwaltung kann ich mir unseren Alltag gar nicht mehr vorstellen.

Was raten Sie anderen Unternehmen vor der Umstellung auf eine neue Standard-Software?

Ich würde immer empfehlen: Klären Sie ab, was genau der angebotene Standard ist und gleichen Sie das mit Ihren Abläufen bis ins Detail ab. Man muss zuvor alle Prozesse in jeder existierenden Variante im eigenen Unternehmen durchleuchtet haben, um seine Anforderungen zu kennen. Wenn man das getan hat, hat man eine echte Basis für die Umstellungsphase geschaffen. Denn erfolgreiche Projekte leben von einer guten Vorbereitung.

Über Compex Systemhaus GmbH

Compex Systemhaus GmbH aus Heidelberg hat seit der Gründung 1985 den Fokus auf Entwicklung von prozessorientierten Softwarelösungen, getreu dem Motto „Alles ist Prozess“. Die Anwender modellieren damit ihre Geschäftsprozesse zur Steuerung aller betrieblichen Abläufe, beispielsweise Stammdatenverwaltung (MDM), Kundenbeziehungen (CRM), Logistik & Supply Chain, Multi-Channel Handel & Warenwirtschaft, Rechnungswesen und viele weitere. Unter der Leitung des Firmengründers und geschäftsführenden Gesellschafters Christophe Loetz konnte das Unternehmen in den vergangenen Jahren seine Position in Deutschland und verschiedenen europäischen Ländern ausbauen.

Weitere Informationen finden Sie auf der Compex Website

Kontakt
Compex Systemhaus GmbH
Patricius Krause
Hebelstr. 22
69115 Heidelberg
0622153810
sales@compex-commerce.com
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Mrz 19 2018

30 Jahre Because Software – und das war erst der Anfang

30 Jahre Because Software - und das war erst der Anfang

1989: Lorenz Mrkos bei der Porsche Holding in Österreich, Entwicklung ganz nah am Produkt!

30 Jahre: In der schnelldrehenden Software-Branche eine Ewigkeit. Daher gibt es wenige Firmen, die auf 30 erfolgreiche Jahre am Markt zurückblicken können – Because Software zählt nun dazu. 1988 in Wien als Magic Media gestartet, hat sich die Firma zu einem der Innovationsführer für Agentursoftware in Europa entwickelt und feiert nun runden Geburtstag. Mit dem eigenen Produkt easyJOB ist Because heute der Favorit bei den inhabergeführten Agenturen in Deutschland. Entsprechend optimistisch ist der Blick nach vorne. „Die nächsten 30 Jahre können kommen“, sagt Vorstand Lorenz Mrkos.

Mrkos war es auch, der 1988 in Wien mit Spezial-Software für Mediaagenturen den Grundstein für den Erfolg legte – als One-Man-Show in der eigenen Wohnung. Auf unserer Website lesen Sie die komplette Unternehmensgeschichte. 1993 expandierte das Unternehmen auf den deutschen Markt und brachte noch im selben Jahr easyJOB heraus. Die Software war Mitte der 90er ein Meilenstein für viele Agenturen: Mit easyJOB hatten sie erstmals ein Full-Service-Paket zur Hand, um komplexe Projekte kaufmännisch zu steuern – und das auf Basis der damals neuen Windows-Technologie.

Seine heutige Bezeichnung erhielt das Unternehmen, als es 2005 den Salzburger Anbieter Because Software übernahm – und den Namen gleich mit. Die vergangenen zehn Jahre waren dann vor allem durch neue innovative Produkte wie die ersten komplett browser-basierten Lösungen sowie Expansionen in Europa geprägt. Aktuell zählt Because Software 800 Kunden mit mehr als 19.000 Anwendern in Europa und wird von Agenturen unterschiedlichsten Typs genutzt.

Entsprechend stark ist auch das Team gewachsen: 45 Mitarbeiter arbeiten an den Standorten Wien und München. Lorenz Mrkos und Mitgründer Wolfgang Dinstl sind in den Funktionen Geschäftsführung und Entwicklungsleitung bis heute aktiv. Den Standort München leitet seit Ende 2017 eine weibliche Doppelspitze mit Regina Gernand und Antje Fuchs.

„Wir bauen unser Team stetig aus, um Bestands- und Neukunden auch künftig easyJOB in gewohnter Qualität zur Verfügung zu stellen“, so Mrkos. Als komplett eigenfinanziertes und dadurch finanziell unabhängiges Unternehmen kann Because dabei langfristig Investitionssicherheit garantieren. „Wenn ich zurückblicke, sind wir sehr dynamisch, aber solide aus eigenem Kapital heraus organisch gewachsen“, resümiert Mrkos. „Diesen Weg wollen wir weitergehen.“

Auch in den nächsten Jahren wird es vor allem darum gehen, die Innovationsführerschaft weiter zu stärken – mobile Apps und Schnittstellen zu Kollaborationstools wie Trello und Slack sind nur zwei der vielen Ansätze. Eine besondere Herausforderung ist die sich beschleunigende Digitalisierung: „Der Trend geht zur Automatisierung von immer mehr Unternehmens-Prozessen, daraus entsteht eine stärkere Vernetzung von Applikationen und es werden mehr Schnittstellen gefordert“, erklärt Wolfgang Dinstl. Because stellt die Entwicklungsplattform auf eine serviceorientierte Architektur um, mit der sich leichter durch externe Programme auf easyJOB zugreifen lässt. Eine weitere Aufgabe ist die optimale mobile Darstellung – Stichworte dazu sind adaptives bzw. responsives Design.

Die Geschäftszahlen unterstützen die gute Geburtstagslaune: Das stetige Wachstum der vergangenen Jahre hat sich in 2017 nochmals beschleunigt. Nicht zuletzt 60 Neukunden haben für 15 Prozent Umsatzplus gesorgt. „Viele Kunden haben sich durch Empfehlungen für uns entschieden“, sagt Mrkos. „Für uns ist das eine Bestätigung, dass wir mit der konsequenten Weiterentwicklung und solider Beratung unserer Kunden den richtigen Weg gehen.“ Entsprechend positiv blickt er auch in die Zukunft: „Die nächsten 30 Jahre können kommen – mit unserer tollen Mannschaft und den geplanten Weiterentwicklungen sind wir für alle Herausforderungen bestens gerüstet und freuen uns darauf!“

Über easyJOB

easyJOB ist eine Software für alle Geschäftsprozesse in Werbe-, PR-Agenturen und Marketingabteilungen. Die Applikation setzt auf einer SQL-Datenbank auf und wird über Browser bedient. Die Agentursoftware easyJOB wurde konsequent als Komplettlösung entwickelt. Neben den agenturtypischen Aufgabenstellungen können auch folgende Funktionsbereiche abgebildet werden: Customizing von Startseiten und Darstellungen, Mitarbeiterverwaltung, automatisches Reporting, E-Mail-Integration, Dokumentenmanagement, Mediaplanung und -abwicklung, Ressourcenplanung, Multi-Projekt-Management, Anbindung an externe Systeme usw.
easyJOB ist der Favorit inhabergeführter Agenturen und wird in 17 Ländern erfolgreich genutzt. Inzwischen vertrauen rund 800 Agenturen und Marketingabteilungen mit mehr als 19.000 Anwendern auf die Leistungen von Because Software.

Über die Because Software AG

Seit 30 Jahren am Markt, hat sich die Because Software als der führende Anbieter für Agentursoftware und Anwendungsberatung in der Werbewelt etabliert. Am Hauptsitz in Wien und in den Tochterunternehmen für Vertrieb und Beratung in München und Barcelona sind rund 45 Mitarbeiter für Agenturen aus den Bereichen Full-Service, PR, Event und Design tätig, darunter viele bekannte Namen.

Referenzen und weitere Informationen unter www.because-software.com

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Seit rund 30 Jahren am Markt, hat sich Because Software als der führende Anbieter für Agentursoftware und Anwendungsberatung in der Werbewelt etabliert. Mit Hauptsitz in Wien und Tochterunternehmen für Vertrieb und Beratung in München und Barcelona sind rund 45 Mitarbeiter erfolgreich für Agenturen aus den Bereichen Full-Service, PR, Event und Design tätig.

Rund 800 zufriedene Kunden mit mehr als 19.000 Usern arbeiten mit unseren Softwarelösungen in den Bereichen:

-Job-Abwicklung, -Controlling und projektbezogene Kommunikation in Werbeagenturen
-Media-Planung und -Abwicklung für Media-Agenturen und -Abteilungen
-Budget- und Termin-Controlling in Marketing-Abteilungen großer Unternehmen

Bei Because Software entscheiden Sie sich für ausgereifte, funktional durchdachte Lösungen, die durch die Verwendung fortschrittlicher Technologien dem Wettbewerb immer eine Nasenlänge voraus sind.

Profitieren Sie von Agentur Knowhow, das komprimiert in Form unserer Standardsoftware vorliegt. Unsere Programme werden stetig weiterentwickelt und um neue Funktionen erweitert. Sie erwerben eine nachhaltige Lösung mit optimaler Investitionssicherheit. Dabei bleiben wir immer offen für die Wünsche unserer Kunden. Sie halten entweder in den laufenden Updates der Systeme Einzug, oder werden im Einzelfall auch über eine gesondert beauftragte Individualprogrammierung gelöst.

Aber nicht nur die technischen Funktionen stehen im Vordergrund. Genau so wichtig sind eine kompetente Anwendungsberatung und ein kundenorientierter Support. Unsere Berater verfügen über umfangreiches, betriebswirtschaftliches und branchenspezifisches Fachwissen und stehen Ihnen beim Lösen komplexer Aufgabenstellungen zur Seite.

Weitere Informationen und Referenzen finden Sie auf unserer Homepage unter www.because-software.com Jetzt auch auf

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