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Jan 7 2019

ERP Software 2019: Neue SoftSelect Studie zeigt IT-Trends auf und gibt Hilfestellung beim ERP-Vergleich

ERP Software 2019: Neue SoftSelect Studie zeigt IT-Trends auf und gibt Hilfestellung beim ERP-Vergleich

Branchenabdeckung der untersuchten ERP-Lösungen

Anbieter von ERP-Systemen folgen immer mehr der Entwicklung hin zu offenen, skalierbaren und dienstorientierten Software-Plattformen, um die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit von Unternehmen in den wachsenden Netzwerken zu steigern. Das Hamburger Marktforschungs- und Beratungshaus SoftSelect hat im Rahmen seiner aktuellen SoftTrend Studie ERP-Software 2019 insgesamt 139 ERP-Lösungen unter die Lupe genommen, zeigt aktuelle Entwicklungen auf und gibt Unternehmen eine umfassende Entscheidungshilfe für die eigene IT- und Digital-Strategie an die Hand.

Die IT-Budgets steigen – neben Betrieb, Wartung und Pflege der IT-Landschaft stehen vor allem Digitalisierungsprojekte, Updates und Innovationen im Zusammenhang mit ERP-Software im Fokus der Investitionen. Einer aktuellen Statista Unternehmensbefragung in der DACH-Region zufolge gehen rund drei Viertel der Unternehmen auch in 2019 von gleich bleibenden oder gar steigenden IT-Budgets aus. Insbesondere Unternehmen aus der Automobilbranche und Fertigungsindustrie verzeichnen dabei prozentual die höchsten Budget-Zuwächse. Die CIOs und IT-Entscheider haben dabei nicht nur den Auftrag, die Digitalisierung im Unternehmen konzeptionell und technologisch voranzutreiben, sondern auch die Weichen für neue Geschäftsmodelle zu ebnen und den Umgang mit disruptiven Veränderungen zu gestalten.

Kundenfokus – breites Angebot für den Mittelstand
Sieben von zehn der untersuchten ERP-Softwarelösungen sind nach Herstellerangaben branchenneutral einsetzbar. Daneben gibt es zahlreiche Anbieter, die ihre Lösungen mit dem Zuschnitt auf die Erfordernisse spezifischer Branchen auf Nischenmärkte fokussieren. Um ein möglichst breitgefächertes Portfolio abzudecken, kooperieren viele Business-Software-Anbieter zudem untereinander. Nicht nur führende ERP-Anbieter wie Microsoft und SAP arbeiten mit Vertriebs-/ Implementierungs-Partnern zusammen, die teilweise auch selbst spezifische Branchenpakete entwickeln und vertreiben. Gerade Anbieter, die in der Lage sind, die Branchen- und Unternehmens-spezifischen Anforderungen zu erfüllen und gleichzeitig über Fähigkeiten zur Auswertung von Big Data sowie zur Integration von Daten und Geschäftsprozessen in das IT-Ökosystem verfügen, dürften überproportional von dem Wachstum profitieren.

Internet of Things – Analytik- und Connectivity-Infrastrukturen wachsen
Die Möglichkeit des elektronischen Datenaustausches mit Drittsystemen hat die Entscheidung über das Für und Wider der Einführung eines Systems schon oft gravierend beeinflusst. Heute sinkt die Anzahl autarker, nicht vernetzter Systeme stetig, während die Anzahl an „smarten“ Sensoren bzw. Aktoren oder auch einfach nur der „verbundenen“ Geräten sprunghaft wächst. Mit „Big Data“ haben bereits viele Unternehmen wichtige Voraussetzungen geschaffen, um die stetig wachsenden Datenmengen – ob von smarten oder nicht smarten Systemen – nutz- und auswertbar zu machen. Vier von fünf Lösungen, die IOT-Funktionen bereitstellen, verfügen über Analysefunktionen speziell für IoT-Daten. 76% der Lösungen bieten für die IoT-Devices eine Anbindung über eine dedizierte Cloud-Plattform, während bereits bei rund zwei Drittel dieser Systeme ein IoT-Gateway zu den Standards zählt. Zwar bietet der Markt ein fundiertes Repertoire an Funktionen und Infrastrukturen zur Anbindung von IoT-Devices, der Einsatz dieser Technologien ist bis heute jedoch noch wenig verbreitet und auf vereinzelte Branchensegmente wie etwa der Fertigungsindustrie fokussiert.

Inhouse-Lösungen dominieren – SaaS-Angebot aber mit starkem Wachstum
Die meisten ERP-Lieferanten bieten Ihre Lösungen nach wie vor als klassische Inhouse-Lösung an. 96 Prozent der in der Befragung untersuchten Lösungen können vor Ort (Inhouse) im Unternehmen bereitgestellt werden (2015: 88%). Das Angebot an Cloud-Lösungen bzw. Software-as-a-Service (SaaS) ist gegenüber 2015 auf 65% deutlich angewachsen (2015: 48%). Denn es sind vielfach gerade die Cloud-Anbieter, die heute eine schnelle Umsetzung von Digitalisierungsvorhaben begünstigen oder auch wirtschaftlich erst für viele Unternehmen erschwinglich machen. Application Service Providing (ASP) wird von 71% der hier untersuchten Lösungen als Vertriebsmodell angeboten. Das Auslagern von Teilen oder kompletten Geschäftsprozessen durch Business Process Outsourcing (BPO) unterstützen 58% der untersuchten Lösungsanbieter.

Technologische Basis der ERP-Systeme: Architektur, Entwicklungsumgebung, Betriebssysteme & Datenbanken
Web-basierte Technologien kommen in 55 Prozent der untersuchten Lösungen zum Einsatz und sind damit weiterhin weniger stark verbreitetet als die klassische Client/Server-Technologie (90 Prozent). 47 Prozent der hier untersuchten Produkte bieten eine Kombination aus Client-Server und web-basierter Technologie an. Die Prinzipien Service-orientierter-Architekturen (SOA) werden in ca. der Hälfte der ERP-Produkte umgesetzt. .NET-Technologien (66%) und Java-Architekturen (57%) bilden die technologische Basis bei den meisten der erhältlichen ERP-Systeme. Dahinter folgen C++ und C#, die ebenfalls bevorzugt von den Entwicklern der ERP-Software eingesetzt werden. 79 Prozent der angebotenen Systeme sind dabei auf einem MS-SQL Server lauffähig. Damit steht das Datenbanksystem von Microsoft weiter an der Spitze der relationalen Datenbanksysteme. Auf die Oracle-Datenbank greift knapp die Hälfte der ERP-Systeme zurück (45%). Das Datenbankmanagementsystem von IBM (DB2) findet bei rund einem Viertel der ERP-Hersteller Anwendung. NoSQL findet mit rund 5% als Datenbank aktuell noch geringe Anwendung. Wir rechnen aber damit, dass strukturierte Datenspeicher auf Basis nicht relationaler Datenbanken dank ihrer Performanz und Nutzung allgemeingebräuchlicher Hardware künftig häufiger zum Einsatz kommen werden.

Trends bei ERP-Software
– Die Industrie 4.0 rückt nicht zuletzt durch die weiter vorangetriebene digitale Agenda der deutschen Bundesregierung stark in den Fokus. Die Maschinen-zu-Maschinen- bzw. Maschine-Mensch-Schnittstelle soll eine vierte industrielle Revolution einleiten und die Service- sowie Produktionseffizienz deutlich steigern. Gerade in der bedarfsgerechten Lieferkettenverwaltung gibt es bereits konkrete Anwendungsbeispiele für Industrie-4.0-Technologien. Da auch in den USA und China das Thema auf die Agenda gehoben wurde, ist ein Wettkampf um die Standards für die Informatisierung der Produktionsstätten entbrannt. ERP-Systemen als zentraler, übergeordneter Instanz wird die Aufgabe zukommen, die in den MES- und PPS-Systemen gewonnenen und analysierten Maschinendaten für die Entscheider produktiv nutzbar zu machen und die Subsysteme zu steuern.

– Usability: Softwareanwender erwarten zu Recht einfach zu verstehende und leicht zu bedienende ERP-Anwendungen. Dennoch sind viele dieser Business Lösungen nach wie vor in der Bedienung umständlich und erst nach mehreren Tagen Schulung für den Anwender beherrsch- und bedienbar. Die seit Jahrzehnten gewachsene Funktionalität vieler ERP-Anwendungen schlägt sich leider oftmals in einer schwer zu durchschauenden Komplexität nieder. Verschachtelte, überfrachtete Menüs und eine undurchsichtige Benutzerführung sind in vielen Lösungen noch Realität. Die Softwareanbieter reagieren jedoch auf die geänderten Nutzungsgewohnheiten der Anwender und entwickeln ihre Lösungen zum Teil von Grund auf neu. Insbesondere die Entwicklung von Web-basierten Lösungen steht dabei zunehmend im Vordergrund.

– Mobilität: ERP-Software als mobile Anwendung wird für viele Unternehmen immer wichtiger. Insbesondere für das Führungspersonal oder Außendienstmitarbeiter ist der Zugriff auf das ERP-System von unterwegs von hoher Bedeutung. Zwar lassen sich mittlerweile viele ERP-Systeme auch dezentral über den Laptop bedienen. Apps für Tablets und Smartphones gibt es allerdings noch vergleichsweise selten und meist für einzelne Anwendungsbereiche wie Vertrieb, Service oder Materialwirtschaft. Hinzu kommt, dass viele native Apps nur auf einem Betriebssystem lauffähig sind – also entweder auf Apples iOS, Google Android oder auf Windows Mobile, das langfristig keine neuen Updates mehr erhalten wird. Die ERP-Hersteller stecken daher einen bedeutenden Teil ihrer Entwicklungskapazitäten in die Programmierung mobiler Anwendungen.

– Flexibilität wird für ERP-Systeme zu einer entscheidenden Fähigkeit. ERP-Lösungen, die sich nur umständlich oder mit viel Programmieraufwand anpassen lassen, sollen der Vergangenheit angehören. Agile ERP-Systeme können flexibel und aktiv an geänderte Rahmenbedingungen, wie neue Betriebssysteme oder Schnittstellen angepasst werden. Aber auch auf Störungen und Ausnahmen in der Produktion oder der Lieferkette reagieren agile Anwendungen intelligent. Möglich wird dieses durch die Verzahnung von verschiedenen Informationsquellen wie dem Materialzustand, der Produktqualität, den Durchlaufzeiten sowie den IST- und Plan-Vorgaben.

ERP Software Studie 2019 und kostenfreies Management Summary anfordern
Mit der SoftTrend Studie 290 – ERP Software 2019 bietet die SoftSelect GmbH Unternehmen eine fundierte Entscheidungshilfe und zeigt aktuelle Trends und Entwicklungen bei ERP-Software auf. Welche Funktionen gehören zum Standardrepertoire eines ERP-Systems und welche sind noch wenig verbreitet, bieten aber trotzdem nachhaltige Vorteile für das Tagesgeschäft. Zudem enthält die im vierten Quartal 2018 erschienene und für 150EUR (zzgl. MwSt. und Bereitstellungspauschale) erhältliche Studie einen umfassenden Überblick zu den einzelnen ERP-Lösungsanbietern. Daneben können Unternehmen bereits heute unter http://www.softselect.de/it-studien/erp-software-studie-2018-2019 ihr kostenfreies Exemplar eines Management Summaries anfordern.

Die Hamburger Unternehmensberatung SoftSelect GmbH hat sich mit ihren Dienstleistungen auf das Umfeld der Informationstechnologie spezialisiert. Zum Tätigkeitsgebiet gehört neben der Veröffentlichung von Studien und Marktübersichten zu ausgewählten Softwarethemen sowie dem Management-Consulting vor allem die neutrale Beratung bei der Auswahl von Geschäftsapplikationen. Hierzu bietet das Unternehmen neben der persönlichen Durchführung von Beratungsprojekten eine herstellerneutrale Software- und Serviceauswahl mittels des Softwareauswahl-Portals www.softselect.de an.

Innerhalb des Unternehmensbereichs SoftTrend werden darüber hinaus regelmäßig Untersuchungen wie Marktanalysen oder Produktstudien sowie Beiträge und Artikel in Fachpublikationen veröffentlicht. Die SoftSelect GmbH informiert auf diese Weise die Marktteilnehmer im deutschsprachigen IT-Umfeld mit hoch qualifizierten und unabhängigen Berichterstattungen.

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Dez 20 2018

Eigenes Programm vs. professionelle Agentursoftware

Eigenes Programm vs. professionelle Agentursoftware

Ulrich und Susanne Kämmerling

30 Jahre Because Software heißt auch: 30 Jahre Partnerschaft mit besonderen Kunden. Zu unserem Firmenjubiläum erzählen wir an einigen Beispielen, wie die Arbeit mit unserer Agentursoftware easyJOB in der Praxis läuft. Heute: die EVENTAGENTUR artimage, die ihre Abläufe mit der Einführung von easyJOB komplett umstellte. Im Interview erklärt Gründer Ulrich Kämmerling, welche Herausforderungen dies mit sich brachte, wovon sein Unternehmen besonders profitiert und wie easyJOB beim Umweltschutz hilft.

Herr Kämmerling, Sie haben vor einigen Jahren einen Agentur-Restart mit Unterstützung eines Unternehmensberaters gewagt: Arbeitsstrukturen infrage gestellt, Prozesse neu definiert, und auch die Agentursoftware stand auf dem Prüfstand. Warum haben Sie Ihre selbst programmierte Lösung zugunsten einer Standardsoftware wie easyJOB aufgegeben?

Ulrich Kämmerling: Wir hatten zu Beginn des Agenturgeschäfts vor mehr als 20 Jahren selber auf Filemaker-Basis programmiert. Wenn man Software für die eigene Agentur entwickelt, ergibt sich irgendwann ein grundsätzliches Problem: Sie ist nicht mehr updatefähig, und läuft daher nicht auf modernen Systemen. Wir haben dann ein paar Monate den Markt für Agenturlösungen durchforstet und uns schließlich vor rund fünf Jahren für easyJOB entschieden.

Wieso diese Wahl?

Es war die umfangreichste Lösung und konnte alle für uns gewohnten Funktionen abbilden.

Obwohl Sie eine recht kleine Agentur sind, nutzen Sie easyJOB sehr umfänglich …

Ja, die EVENTAGENTUR artimage hat aktuell sieben Mitarbeiter, damit gehören wir sicherlich nicht zu den größten. Aber unser Business ist umfangreich, wir sind keine „klassische“ Eventagentur, die nur die Planung übernimmt. Die Aufgaben reichen von der Veranstaltungskonzeption über die Logistik und sämtliche Genehmigungen bis zur eigentlichen Umsetzung mit allen Aspekten wie Dekoration, Technik, Ablaufregie und Verkehrslenkung.
Das Besondere für den Kunden: Er kann Einzelleistungen buchen, etwa bestimmte Möbel oder die Projektleitung, aber auch ein Gesamtpaket. Dann arbeiten wir meist mit Partnern zusammen. Wer so breit aufgestellt ist wie wir, braucht eine Software, die den eigenen Workflow optimal unterstützt.

Welche Funktionen in easyJOB schätzen Sie denn besonders?

Vor allem der Einsatz der Fibu-Schnittstelle spart uns sehr viel Zeit, da vieles automatisiert abläuft und wir keine Belege doppelt erfassen müssen. Die Eingangsrechnungen werden gescannt, erfasst und gleich den richtigen Konten zugeordnet. Als einer der ersten Kunden haben wir die Überführung der Rechnungsbelege nach „Datev Unternehmen Online“ eingeführt – ein Programm für den reibungslosen Austausch von Belegen und anderen Dokumenten zwischen Unternehmen und Steuerberater. Das läuft dank easyJOB jetzt ganz unkompliziert.

Gab es auch Anwendungen, mit denen Sie zunächst „gefremdelt“ haben?

Zu Anfang haben wir die Zeiterfassung nicht genutzt, doch inzwischen sind wir davon überzeugt. Alle Mitarbeiter, auch unsere Aushilfen, müssen Stunden schreiben. Wir nutzen dazu häufig die Stunden-App. Ein wenig problematisch ist für uns das Handling mit dem Kalender. Anfangs haben wir viele Kalender parallel gepflegt, jetzt arbeiten alle Mitarbeiter in easyJOB. Da wünschen wir uns aber noch eine bessere Synchronisation. Wenn ich von unterwegs Termine in easyJOB erfassen will, geht das zurzeit nur über die Exchange-Synchronisation – doch die nutzen wir gar nicht. Darum die Frage an Sie: Gibt es da in naher Zukunft eine andere Lösung?

Ja, für das 1. Quartal 2019 planen wir eine App zur Erfassung von Terminen und Aufgaben, das wird Ihnen das Leben bestimmt erleichtern.

Super, danke! Toll wäre auch noch eine Chat-Funktion. Aber ansonsten sind wir sehr zufrieden, gerade was die Übersicht angeht, etwa durch die Ticket-Funktion für To-Do-Listen: Für jede umfangreichere Veranstaltung öffne ich ein Ticket, wo dann alle alles zentral buchen, also Termine, Aufgaben, Kommunikation, E-Mails. In der Ticket-Übersicht sehe ich die laufenden Projekte parallel mit allen noch nicht erledigten To-Dos und kann diese dann auf Knopfdruck aufrufen. So weiß ich immer gleich, was noch zu tun ist.

Sehen Sie auch Funktionen, die speziell für Sie als Eventagentur wertvoll sind?

Ja, zum Beispiel wenn wir Künstler buchen. Denn dann müssen wir ja Beiträge an die KSK zahlen, die Künstlersozialkasse. Und die wiederum prüft jedes Jahr, ob das alles korrekt ist. Die dafür benötigten Daten können wir sehr schnell und einfach aus easyJOB abrufen. Ein Projekt fürs nächste Jahr ist die verbesserte Kapazitätsplanung unserer Mitarbeiter; auch da wird uns easyJOB sicherlich helfen.

Wohin entwickelt sich Ihre Branche denn gerade, welche Trends gibt es im Eventbereich?

Ganz gefragt ist alles rund um VR, Virtual Reality. Denn damit können Sie Inhalte auf ganz neue Weise darstellen und wahrnehmen. Zum Beispiel kann ich andere Menschen in eine computergenerierte 3D-Umgebung versetzen, in der sie dann über VR-Brillen und intuitive Gesten interagieren. Ein anderes, ähnliches Thema ist AR – Augmented Reality. Dabei werden digitale Zusatzinformationen, zum Beispiel Hologramme, in eine reale Umgebung projiziert.

Wie integrieren Sie AR- und VR-Technologien in Ihre Konzepte?

Wir konzipieren für unsere Kunden verschiedene Ideen mittels einer 3D-Software (easy-Raum) direkt im Virtuellen Raum. In der Präsentation bekommen die Kunden eine VR-Brille auf und können sich dann in ihrem eigenen Veranstaltungsraum bereits in 360° umsehen und verschiedene Settings miteinander vergleichen. Ebenso fotografieren wir die Location während der Veranstaltung in 360° und stellen die Daten dem Kunden anschließend zur Verfügung.
Eine weitere Anwendung sind VR-Spiele, die wir als Eventstationen bei Veranstaltungen einsetzen.

Ihre Arbeit erfordert ja viel Aufwand – an Manpower, aber auch an Material. Welche Rolle spielt dabei das Thema Nachhaltigkeit für Sie?

Eine sehr große, denn sogenannte Green Events werden immer wichtiger. Allerdings ist der Nachhaltigkeitsgedanke in der Veranstaltungsbranche erst vor ein paar Jahren angekommen, es gibt also noch einiges an Potenzial. Unsere eigenen Beiträge dazu sind vielfältig: Unseren Mitarbeitern stellen wir ab nächstem Jahr E-Bikes zur Verfügung und laden diese dann über die geplante eigene Photovoltaik-Anlage wieder auf. Bei Veranstaltungen verzichten wir auf Lackfolien und Strohhalme aus Kunststoff, außerdem nutzen wir nur noch kompostierbares Bio-Geschirr und achten auf Mülltrennung. Künstler fliegen wir nicht ein, sondern schauen, dass sie eine kurze Anreise haben. Das gilt auch für das Catering, hier setzen wir auf lokal produzierte Lebensmittel. Wir bestellen in der Regel keine Artikel per Express, sondern nutzen die normale Logistikkette. Ach ja, und easyJOB hilft uns auch, denn unsere Angebote, Rechnungen und Kostenaufstellungen senden wir inzwischen per Mail und sparen so einiges an Papier.

Wenn Sie an weiteren Neuigkeiten rund um easyJOB interessiert sind, besuchen Sie uns doch auf unserer Website oder schauen Sie in unseren Blog.

Because Software entwickelt und vertreibt Standardsoftware für Werbeagenturen. Seit rund 30 Jahren am Markt präsent, hat sich Because Software als einer der führenden Anbieter von Agentursoftware etabliert. Die Lösungen zeichnen sich durch große Funktionstiefe und individuelle Anpassungsmöglichkeiten aus. Sie werden kontinuierlich weiterentwickelt und um neue Bereiche erweitert. Durch kompetente Anwendungsberatung und kundenorientierten Service bietet Because Software kurze Integrationszeiten und somit eine dauerhaft funktionierende Gesamtlösung.

easyJOB
Die Agentursoftware easyJOB wurde konsequent als Komplettlösung mit großem Funktionsumfang entwickelt: Bewährte Jobabwicklung von der Kalkulation bis zur Rechnungsstellung, Reports und Controlling, Dokumentenmanagement, E-Mail-Integration, Ressourcenplanung und viele weitere Zusatzmodule und Schnittstellen liefern die Basis für einen optimalen Workflow. Die flexible parametrisierbare Oberfläche kann dabei die unterschiedlichsten Arbeitsweisen ohne zusätzliche Programmierung perfekt abbilden. So können Stand-Alone-Programme abgelöst und zahlreiche Synergieeffekte in der Agentur geschaffen werden. Das rechnet sich schnell und macht die Arbeit effektiver und angenehmer.

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Dez 17 2018

Nachwuchs bei Because Software – sieben Väter berichten!

Nachwuchs bei Because Software - sieben Väter berichten!

Die stolzen Because-Väter

Baby-Boom bei Because! Das ist nicht nur eine schöne Alliteration, sondern eine sehr erfreuliche Entwicklung am Wiener Standort: Gleich sieben unserer Mitarbeiter sind vor nicht allzu langer Zeit Vater geworden. Wir haben sie alle an einen Tisch gebeten und erzählen lassen – von ihren Erfahrungen mit der Elternzeit (die in Österreich Karenz heißt), schlafarmen Nächten und dem neuen Blick auf den (Arbeits-)Alltag.

Hallo zusammen und herzlichen Glückwunsch zu Eurem Nachwuchs! Wie geht es Euch bei Because als Vätern? Inwiefern unterstützt Euch die Firma bei der viel diskutierten Vereinbarkeit von Arbeit und Familie?

Markus: Ich bin gerade erst Vater geworden und erlebe dabei viel Unterstützung durch die Firma. So konnte ich zum Beispiel meine Frau bei den diversen Untersuchungsterminen begleiten, weil wir sehr flexible Arbeitszeitregelungen haben.

Manuel: Als mein Sohn zur Welt kam, konnte ich recht spontan den „Papamonat“ in Anspruch nehmen und die ersten 30 Tage mit meinem Sohn verbringen – trotz offener Projekte. Dafür bin ich meinen Chefs sehr dankbar. Auch sonst ist man bei uns im Unternehmen sehr flexibel und nimmt Rücksicht auf die Angehörigen der Mitarbeiter. So kann ich ziemlich viel da sein für meine Familie.

Philipp: Als Vater geht es mir bei Because nicht groß anders als vorher. Ich denke: Jeder hat Verpflichtungen abseits der Arbeit, und die Unternehmenskultur bei uns nimmt auf die individuellen Bedürfnisse Rücksicht – nicht nur bei Eltern.

Wolle: Das sehe ich auch so. Man wird behandelt wie jeder andere auch – zum Glück! Warum sollte ich als Vater auch eine Sonderbehandlung erwarten? Durch die flexiblen Arbeitszeiten bei Because ist sowieso schon sehr viel gewonnen.

Das klassische Eltern-Modell – der Mann macht den Alleinernährer, die Frau versorgt und erzieht in den ersten Jahren ausschließlich die Kinder – ist ja deutlich auf dem Rückzug; inzwischen gibt es diverse Arbeitsmodelle: Homeoffice, Reduzierung auf Teilzeit, Sabbaticals, dazu wechselnde Elternzeiten … Was davon nutzt Ihr, was Eure Frauen? Und wie teilt Ihr die Verantwortlichkeiten unter Euch auf?

Marc: Homeoffice ist aktuell gar nicht drin, denn daheim ist ein konzentriertes Arbeiten deutlich schlechter möglich als im Büro. Ich bin aktuell also eher der klassische Fall!

Konrad: Ich gehe für zwei Monate in Karenz, da ich auch gerne intensive Zeit mit meiner Tochter alleine verbringen möchte. In der Zeit geht dann eben meine Frau arbeiten.

Manuel: Ich arbeite an drei von fünf Tagen zu Hause in Kärnten und pendle dann mit dem Zug nach Wien. Ich habe die ersten Wochen bei meiner Familie verbracht, dafür gibt es ja zum Glück seit 2017 den „Papamonat“. Meine Frau studiert und ist auch selbstständig. Untertags passt in der Regel sie auf unseren Sohn auf. Wenn ich heimkomme, übernehme meistens ich. Und wenn wir beide Termine haben, ist ja noch unsere Familie da, um auf den Kleinen aufzupassen.

Wolle: An normalen Tagen arbeite ich Vollzeit und meine Lebensgefährtin am Vormittag. Vormittags ist Frido sowieso im Kindergarten und nachmittags wechseln wir uns ab. Die Verantwortlichkeiten sind da nicht so klar verteilt, das ergibt sich einfach im Alltag. Dabei hilft natürlich das Homeoffice sehr, weil sich alles in unmittelbarer räumlicher Nähe abspielt.

Siv: Ich habe keine Elternzeit genommen, weil meine Frau nicht arbeitet. Aber normalerweise übernehme ich dann die Verantwortung am Abend, damit meine Frau sich erholen kann.

Einige haben es ja schon angedeutet: Ein Kleinkind sorgt für viele neue Aufgaben. Habt Ihr Best-Practice-Tipps für angehende Väter, wie sie ein gutes Familienleben führen können, ohne die Arbeit zu vernachlässigen – und umgekehrt?

Marc: Puh, da ist tatsächlich viel Umdenken gefordert, zum Beispiel beim Umgang mit Uhrzeiten. Die gelten zwar weiterhin für Geschäftstermine, aber dem Baby sind die natürlich völlig wurscht. Ein fester Tag-Nacht-Rhythmus existiert quasi nicht. Darum finde ich es manchmal durchaus ein Privileg, wenn ich einen geordneten Arbeitstag habe und da wieder Kräfte sammeln kann.

Manuel: Für mich ist ganz wesentlich, dass ich Homeoffice machen kann. So bin ich nicht nur jederzeit schnell im „Büro“, sondern kann auch mal in der Pause mit meinem Sohn das eine oder andere Spielzeugauto durch die Wohnung schießen. Allgemeine Tipps kann und will ich aber nicht geben; ich finde, dass jeder es auf seine Weise gut macht.

Philipp: Stimmt, anders als in der Technologie gibt es für´s Vaterwerden keine Best Practices. Braucht man aber auch nicht, die „Firmware“ der Natur enthält alles, was man braucht.

Wolle: Ich arbeite als Entwickler sehr viel im Homeoffice. Wichtig finde ich es dabei, Familienleben und Arbeit bestmöglich zu trennen, obwohl – oder gerade weil – beides unter dem gleichen Dach stattfindet. Zum Glück hat mein Sohn sehr schnell verstanden, dass ich „nicht da“ bin, wenn ich im Heimbüro vor dem Rechner sitze.

Gutes Stichwort: Wie geht ihr mit dem täglichen Schlafmangel um?

Markus: Schlafmangel ist bei mir relativ, unser Sohn schläft immer ungefähr drei Stunden durch, das heißt ich stehe etwa zwei Mal auf pro Nacht – das kompensiere ich dann einfach mit mehr Kaffee.

Marc: Unsere Kinder schlafen nachts einfach durch, außerdem brauche ich nicht viel Schlaf; von daher kann ich nicht mitreden …

Konrad: Bei uns sind die Nachtschichten komplett mein Revier, darum stille ich tagsüber meinen Koffeinbedarf nicht nur mit Kaffee, sondern auch noch mit Matetee. Zum Glück habe ich so liebe Kollegen, die meine schwankenden Launen gut ertragen – zur Not im Tausch gegen Kuchen.

Manuel: In den ersten Monaten nach der Geburt mussten wir oft nachts Windeln wechseln. Das habe stets freiwillig ich übernommen, schließlich hatte meine Frau am Tag die meiste Arbeit. Der Schlafmangel ist zwar anfangs hart, aber man lernt recht rasch damit umzugehen und trägt seine Augenringe dann wie Medaillen. Inzwischen habe ich zudem einen natürlichen Abwehrmechanismus gegen das nächtliche „Geraunze“ meines Sohnes entwickelt und schlafe durch. Das darf meine Frau aber niemals hören …

Philipp: Meine Kinder schlafen mittlerweile auch relativ brav, an die Zeit ohne Schlaf kann ich mich gar nicht mehr erinnern. Auch das hat die Natur schlau eingerichtet, sonst hätte ja jeder maximal ein Kind!

Siv: Kaffee, Kaffee, Kaffee.

Ihr sitzt ja heute gemeinsam hier, weil Ihr alle kleine Kinder habt. Gibt es auch im Arbeitsalltag eine besondere Verbindung als junge Väter, tauscht ihr Euch über Eure Erfahrungen aus oder unternehmt etwas zusammen?

Markus: Beim Mittagstisch oder an der Kaffeemaschine rede ich immer wieder gern mit anderen Vätern; ich habe ja noch einiges zu lernen!

Konrad: Ich finde schon, dass die Vaterschaft mich mit manchen noch enger verbindet. Gerade der Austausch mit den anderen „Erstvätern“ im Büro bringt viel Mehrwert – und manchmal auch Erleichterung, wenn ich zum Beispiel merke, dass die auch mal eine Windel falsch zukleben …

Manuel: Noch ist mein Sohn so klein, dass es für gemeinsame Unternehmungen mit den Kindern der Kollegen zu früh ist. Aber natürlich sprechen wir viel miteinander, mit einigen bin ich eh schon sehr lange befreundet.

Philipp: Ich rede am Arbeitsplatz eher wenig über´s Vatersein, da finde ich andere Themen wichtiger.

Zum Schluss eine Frage zum Bild Eurer eigenen Rolle: Es gibt Studien, laut denen Väter nach der Geburt tendenziell sogar mehr arbeiten als vorher, weil sie der Familie materiell mehr bieten wollen. Andere reduzieren bewusst ihre Arbeitszeit, um ihre Kinder mehr sehen zu können – wie hat sich Eure Einstellung zur Arbeit geändert?

Markus: Der Lebensmittelpunkt verschiebt sich doch etwas mehr in Richtung Familie. Zugleich habe ich auch Verantwortung und Pflichten am Arbeitsplatz, die ich nicht ignorieren kann und will. Insgesamt gibt es dank der flexiblen Arbeitszeit sowie der Homeoffice-Tage aber keine elementare Änderung.

Marc: Was ich deutlich merke: Ich bin stressresistenter geworden. Denn als Vater merke ich ständig, dass sich Dinge oft wieder einrenken, obwohl sie erst „ganz schlimm“ aussehen. Und je gelassener ich auftrete, desto bessere Lösungen finde ich oft!

Siv: … wobei sich schon die Perspektive des Denkens ändert, finde ich: Denn es gibt ja nun noch jemanden, der etwas von mir will – und anders herum auch!

Konrad: Mich hat zunächst selbst überrascht, welch hohen Stellenwert meine Familie bekommen hat. Darum nehme ich ja auch die Karenz: Qualitativ wertvolle Zeit zusammen zu haben, ist mir sehr wichtig.

Manuel: Die Vaterschaft hat mir nochmal deutlich gezeigt, dass man die Arbeit, die man macht, mögen muss. Denn so trauerst du der Zeit, die du nicht bei deinem Kind verbringen kannst, nicht so sehr nach wie bei einem ungeliebten Job. Zum Glück bin ich hier in einer guten Lage, da ich mein Hobby zum Beruf gemacht habe.

Philipp: Für mich hat die Zeit und ihr Einsatz einen anderen Wert bekommen. Ich achte jetzt noch mehr darauf, wie ich sie effizient nutze – im Beruf wie auch mit der Familie.

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Because Software entwickelt und vertreibt Standardsoftware für Werbeagenturen. Seit rund 30 Jahren am Markt präsent, hat sich Because Software als einer der führenden Anbieter von Agentursoftware etabliert. Die Lösungen zeichnen sich durch große Funktionstiefe und individuelle Anpassungsmöglichkeiten aus. Sie werden kontinuierlich weiterentwickelt und um neue Bereiche erweitert. Durch kompetente Anwendungsberatung und kundenorientierten Service bietet Because Software kurze Integrationszeiten und somit eine dauerhaft funktionierende Gesamtlösung.

easyJOB
Die Agentursoftware easyJOB wurde konsequent als Komplettlösung mit großem Funktionsumfang entwickelt: Bewährte Jobabwicklung von der Kalkulation bis zur Rechnungsstellung, Reports und Controlling, Dokumentenmanagement, E-Mail-Integration, Ressourcenplanung und viele weitere Zusatzmodule und Schnittstellen liefern die Basis für einen optimalen Workflow. Die flexible parametrisierbare Oberfläche kann dabei die unterschiedlichsten Arbeitsweisen ohne zusätzliche Programmierung perfekt abbilden. So können Stand-Alone-Programme abgelöst und zahlreiche Synergieeffekte in der Agentur geschaffen werden. Das rechnet sich schnell und macht die Arbeit effektiver und angenehmer.

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Nov 21 2018

Amortisation von Agentursoftware: lohnt sich das?

Amortisation von Agentursoftware: lohnt sich das?

Eine Agentursoftware ist eine Anschaffung, die gut überlegt sein will. Einerseits ist sie kostenintensiv, auf der anderen Seite spart sie im Agenturalltag Zeit – und damit auch Geld. Je größer das Unternehmen und je komplexer die betrieblichen Strukturen, desto höher ist der Nutzen einer Agentursoftware – auch aus finanzieller Perspektive. Doch wie prüfe ich konkret, welche Lösung für mein Unternehmen rentabel ist?

Wir haben drei Experten zum Thema „Amortisation von Agentursoftware“ nach ihren Erfahrungen gefragt: Heike Mews von der Agenturberatung hm43, Anja Mittendorf aus der Schmittgall Agenturgruppe und Marc Wisser, Inhaber von PAGE & PAPER.

Wie wichtig war Ihnen bei der Wahl einer Agentursoftware, dass sie sich auch wirtschaftlich lohnt?

MARC WISSER: Um ehrlich zu sein: nicht wirklich wichtig. Zumindest nicht in der Startphase. Ich habe das Thema Agentursoftware damals zur Chefsache gemacht und mehr als ein halbes Jahr lang ganz verschiedene Lösungen recherchiert, mich tief in die Leistungsbeschreibungen eingelesen und so viele Testversionen ausprobiert wie möglich. Mir war ein Tool wichtig, das primär unseren Anforderungen gerecht wird.
Zugegeben, easyJOB war nicht sofort unsere Nummer Eins. Anfänglich haben uns die gestylten Benutzeroberflächen mancher Wettbewerbsprodukte geblendet, selbst wenn sie nicht alle unsere Anforderungen erfüllten. Schließlich hat uns allerdings die Erfahrung und Kompetenz von Because überzeugt. Projekthandling in Agenturen ist vielfältig und komplex – Anbieter, die Anforderungen hunderter, vielleicht tausender Betriebe kennen, landeten daher in der engsten Auswahlliste.

ANJA MITTENDORF: Die Kaufentscheidung liegt, wie Sie wissen, schon geraume Zeit zurück. Bei dem vor zwei Jahren durchgeführten Wettbewerbsvergleich war zum einen die Bandbreite der Funktionen und zum anderen der Anschaffungspreis und die Folgekosten für uns maßgeblich. Bei den Anschaffungs- und laufenden Kosten war easyJOB nicht gerade günstig, aber wir wünschten in erster Linie ein funktionales System, in dem alle Bereiche abgebildet werden können, von Einkauf und Produktion bis hin zu Beratung und Buchhaltung. In den ursprünglichen Anfängen war die in easyJOB enthaltene Mediaplanung mit entscheidend, nun war es eher die Mandantenfähigkeit und die große Bandbreite an möglichen Schnittstellen zum Import von Daten.
Frau Mews, wie gestaltet sich das bei den Agenturen, die Sie betreuen?

HEIKE MEWS: Meiner Erfahrung nach wird bei der Auswahl einer Agentursoftware nur bedingt darauf geachtet. Amortisation oder Return-on-Investment ist insofern kein Thema, als dass eine wirkliche Kosten-Nutzen-Berechnung nur schwer möglich ist. Anders als etwa bei der Auswahl von ERP- oder CRM-Systemen. In meinen Beratungen haben mich bisher nur vier Kunden um eine echte Amortisationsberechnung gebeten.

Wie genau haben Sie die Frage für sich geklärt, ob sich eine Agentursoftware für das Unternehmen lohnt? Haben Sie den Return-on-Investment (ROI) berechnet?

MITTENDORF: In den ursprünglichen Anfängen gab der Leidensdruck den Anstoß zum Kauf einer Agentursoftware: Wir hatten kein einheitliches System, sondern verschiedene Plattformen wie Filemaker, Excel und Word, eine Buchhaltung und keinerlei Schnittstellen. Die Einsparungen an Arbeitszeit, welche wir für die Betrachtung des ROI hätten anstellen müssen, waren für uns nicht messbar. Aber uns war klar, dass es diese geben wird. Den ROI haben wir nicht berechnet.

WISSER: Im Unterschied zu großen Konzernen wird in kleinen und mittleren Unternehmen nicht schon nach kürzester Zeit Bilanz gezogen. Ob sich die Investition in eine komplexe Software für uns bezahlt macht, hängt von vielen verschiedenen Dingen ab, die sich möglicherweise erst im Verlauf von Jahren herausstellen: Wie gelingt der Datenaustausch mit DATEV? Welche Formate von elektronischen Rechnungen habe ich zur Verfügung? Kann ich die Sätze der Künstlersozialkasse für freie Mitarbeiter berechnen? Das waren die Fragen, die mich umgetrieben haben. Dagegen war der Preis für uns eher nebensächlich.

MEWS: Das sehe ich auch so: Die Gesamtkosten sind ein erheblicher Faktor, weshalb ein Kostenvergleich natürlich hinzugezogen werden sollte. Doch eine Agentursoftware spart Zeit, erleichtert viel in der Administration, vereinfacht die Zusammenarbeit in der Agentur – und lohnt sich schon deshalb auch finanziell.

Wenn sich der Nutzen einer Agentursoftware nur bedingt im ROI berechnen lässt, an welchen Kriterien haben Sie sich stattdessen orientiert?

MEWS: Im Vordergrund steht eindeutig die Frage, was die Agentur davon hat, eine Agentursoftware einzusetzen. Konkret heißt das zum Beispiel: Welche Funktionen verbessern und erleichtern uns den Agenturalltag? Gibt es mehrere Produkte mit gleichem Nutzenversprechen und ähnlichen Funktionen, entscheiden letztlich die Kosten. Nur in diesem Fall ist also der Preis ausschlaggebend.

MITTENDORF: Wichtiger als die Berechnung des ROIs waren uns die Benefits der Software und die Möglichkeiten von Schnittstellen. Die Investition sollte natürlich noch im Rahmen unseres Budgets liegen. Bei uns gab es auch die Besonderheit, dass wir verschiedene Fachbereiche mit unterschiedlichen Anforderungen unter einen Hut bringen wollten. Schließlich sollten alle Mitarbeiter mit der Entscheidung zufrieden sein – und das ist auch gelungen. Der Preisvergleich mit den Wettbewerbern war für uns eher nachvollziehbar, als die Berechnung des ROI.

„Ich wollte nicht am Handwerkszeug sparen.“

WISSER: Ich bin seit 1999 selbständig. Die ersten Jahre alleine lässt sich fast alles bequem selbst organisieren. Als die ersten Mitarbeiter dazu kamen, wurde es schon schwieriger: Angebote schreiben, Zeiten buchen, fakturieren, Auswertungen anlegen – ich frage mich, wie viel Lebenszeit ich hierfür wohl in meinen ersten zwölf Agenturjahren verschwendet habe! Mit dem Wachstum wurde mir als Inhaber deutlich, dass ich als Arbeitgeber für meine Mitarbeiter und deren Familien viel Verantwortung trage. Daher möchte ich nicht am Handwerkszeug sparen. Die Einführung von easyJOB 2011 war dennoch ein Kraftakt. Etwas blauäugig ging ich davon aus, dass ich nach zwei externen Schulungstagen schon alles verstanden habe.

Die Hauptarbeit kam wahrscheinlich erst noch, oder?

WISSER: Genau, nämlich sämtliche Workflows zu übersetzen und bei uns in der Agentur einzurichten! Es hat ein paar Wochen gedauert, bis wir ohne Stützräder fahren konnten. Seitdem läuft easyJOB flüssig auf unserem eigenen Server. Selbst der VPN-Zugang von außen ist schnell und stabil. Unsere jährlichen Kosten für die Nutzungslizenzen und für den Support machen bei rund zehn Mitarbeitern weniger als ein Prozent des Gesamtumsatzes aus. Damit sind wir sehr zufrieden.

Gibt es sonst noch Erfahrungen, die Sie mit der Amortisation von Agentursoftwares gemacht haben?

MITTENDORF: In der Zusammenarbeit mit kleineren Agenturen habe ich erlebt, dass nur sehr selten konkrete Berechnungen vor der Einführung von Agentursoftwares gemacht werden. Die Agenturen wünschen sich vielmehr eine gut strukturierte Basisplattform – eine Art SAP-System für die Agenturwelt!

Vielen Dank für die interessanten Beiträge! Eine Frage bleibt allerdings noch offen: Amortisation von Agentursoftware – was sagt eigentlich Because Software dazu?

ANTJE FUCHS (Geschäftsleitung): Zusammenfassend kann man wohl sagen, dass es schwierig ist, den Nutzen von Agentursoftwares wirtschaftlich zu berechnen. Denn die Vorteile einer solchen Software (optimierte Workflows, effizientes Projektmanagement, strukturierte Daten…) lassen sich oft schwerer betriebswirtschaftlich beziffern als die ihnen gegenüberstehenden Kosten. Darum muss jede Agentur realistisch einschätzen, was sie sich einerseits von einer Agentursoftware erhofft und andererseits zu investieren bereit ist. Was wir mit Sicherheit feststellen können ist, dass durch die Verwendung von Agentursoftware ziemlich viel Arbeitszeit eingespart werden kann, die ansonsten standardmäßigen Routineaufgaben zum Opfer fallen würde. Natürlich erreicht man insgesamt auch eine höhere Qualität in allen wichtigen Prozessen, da viele Vorgänge automatisiert werden können und nicht mehr manuell abgearbeitet werden müssen. Die Auswertungen, die einem dank der Agentursoftware mit nur wenigen Klicks zur Verfügung stehen, ermöglichen zudem wertvolle Einblicke in den kompletten Workflow der Agentur. So lässt sich der Erfolg insgesamt auch etwas leichter bemessen. Bei Because Software haben wir ein spezielles Modell für unsere Agentursoftware easyJOB eingeführt, welches sich für Agenturen gerade auf lange Sicht immens bezahlt macht: die Subskription. Das ist ein Wartungsvertrag, der die Weiterentwicklung der Software abdeckt – sie laufen also nicht Gefahr, schon nach kurzer Zeit in Updates investieren zu müssen! Betrachtet man die durchschnittlichen Kosten von easyJOB über fünf Jahre hinweg und vergleicht sie mit den Kosten für Konkurrenzprodukten, kann unsere Software eindeutig punkten.

Weitere Informationen zur Amortisation und easyJOB finden Sie auf unserer Website unter “ Darum easyJOB“ oder “ Amortisation„.

Because Software entwickelt und vertreibt Standardsoftware für Werbeagenturen. Seit rund 30 Jahren am Markt präsent, hat sich Because Software als einer der führenden Anbieter von Agentursoftware etabliert. Die Lösungen zeichnen sich durch große Funktionstiefe und individuelle Anpassungsmöglichkeiten aus. Sie werden kontinuierlich weiterentwickelt und um neue Bereiche erweitert. Durch kompetente Anwendungsberatung und kundenorientierten Service bietet Because Software kurze Integrationszeiten und somit eine dauerhaft funktionierende Gesamtlösung.

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Die Agentursoftware easyJOB wurde konsequent als Komplettlösung mit großem Funktionsumfang entwickelt: Bewährte Jobabwicklung von der Kalkulation bis zur Rechnungsstellung, Reports und Controlling, Dokumentenmanagement, E-Mail-Integration, Ressourcenplanung und viele weitere Zusatzmodule und Schnittstellen liefern die Basis für einen optimalen Workflow. Die flexible parametrisierbare Oberfläche kann dabei die unterschiedlichsten Arbeitsweisen ohne zusätzliche Programmierung perfekt abbilden. So können Stand-Alone-Programme abgelöst und zahlreiche Synergieeffekte in der Agentur geschaffen werden. Das rechnet sich schnell und macht die Arbeit effektiver und angenehmer.

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Okt 25 2018

Das A und O jeder Agentursoftware: gute Beratung

Das A und O jeder Agentursoftware: gute Beratung

… denn sonst steht man da wie eine Bundesliga-Mannschaft ohne Trainer: Da fehlt jemand, der die Potenziale so lenkt, dass sie sich bestmöglich auszahlen. Darum ist die Kundenberatung bei easyJOB genauso hochwertig wie die Qualität unserer Datenbank – mit individuell passenden Angeboten für Start-ups und etablierte Mittelständler genauso wie für internationale Großagenturen.

Wie sieht die perfekte Agentursoftware aus? Wer sich auf die Suche macht, hat meist folgende Antwort parat: Das Programm soll die Abläufe aller Einheiten optimal abbilden und unterstützen, dabei die Verwaltung vereinfachen und gleichzeitig leicht zu bedienen sein – am besten völlig intuitiv. Jeder Wunsch für sich ist nachvollziehbar, doch alles auf einmal kann auch die beste Lösung nicht liefern. Schließlich zeichnet sich eine gute Agentursoftware auch durch ihre Funktionstiefe aus; so lässt sie sich immer wieder an neue Anforderungen anpassen. Dadurch bietet sie vielfältige Möglichkeiten, und jeder Kunde ist gut beraten, sich zunächst damit vertraut zu machen.

Den Prozess der Implementierung gilt es darum gut zu planen, schließlich entscheidet er wesentlich darüber, wie schnell und vor allem nachhaltig die Software fortan ihre Wirkung entfalten kann. In Abstimmung mit dem Anbieter sollte der Kunde darum zunächst ein paar zentrale Fragen klären:

– Wo ist mein zentraler „Pain Point“ – wobei soll mir die Software also als erstes helfen? Welche Prioritäten haben die anderen Funktionsbereiche?
– Welche Daten will/muss ich hierfür ins neue System importieren?
– Wie sind sie dort strukturiert, um bestmöglich zu arbeiten?
– Wer soll operativ mit der Software arbeiten und braucht dafür welche Berechtigungen – und wer nicht?
– Welche Nutzer brauchen wie schnell welche Art der Schulung?

Unser Grundsatz: Wir schauen ganz genau, was jeder einzelne Kunde braucht

Ein großes Plus ist unsere jahrzehntelange Erfahrung mit allen Arten von Unternehmen: Unsere Agentursoftware easyJOB ist sowohl bei kleinen Gründern mit einer Handvoll Freelancern als auch bei Full Service-Anbietern mit Hunderten von Mitarbeitern erfolgreich im Einsatz – und vor allem bei einer Vielzahl etablierter inhabergeführter Agenturen von Event-Management über PR bis hin zu Media- und Digital-Fokus.

„Jede Agentur ist anders, jede hat eigene Vorstellungen von Abläufen und Prozessen. Auf diese individuellen Bedürfnisse einzugehen und am Ende für genau diesen Kunden die beste Lösung zu finden, das ist die große Herausforderung.“ (Florian Hartmann, Berater bei easyJOB)

Manche Kunden arbeiten bereits seit Jahren mit diversen Datenbanken und suchen bei uns nach besseren Angeboten, weil die bisherigen Lösungen es nicht geschafft haben, mit ihnen mitzuwachsen. Andere sind als Start-ups zum ersten Mal mit der Herausforderung konfrontiert, eine professionelle Softwarelösung zu finden, um Prozesse besser zu strukturieren.
Die Anforderungen sind entsprechend unterschiedlich: Viele kleinere Kunden wünschen sich eher konkrete Handreichungen, strukturierte Anleitungen und Best Practices; die größeren kommen meist mit klaren Vorgaben, wie sie ihre vielfältigen Prozesse und Netzwerke abgebildet sehen wollen.

„Als Berater freut es mich immer, wenn Kunden offen sind und meine Erfahrung mit anderen Agenturen nutzen, statt zu sagen: ,Genau so muss es laufen.““ (Wolfgang Schwarz, Berater bei easyJOB)

Klar ist auch: Die Agenturwelt verändert sich ständig – darum reagieren wir gemeinsam mit unseren Kunden auf neue Anforderungen im Tagesgeschäft, etwa die wachsende Bedeutung agiler Prozesse, digitale Vernetzung oder die Verzahnung verschiedener Unternehmensbereiche. Durch Anpassungen an veränderte technische Möglichkeiten entwickeln wir easyJOB fortwährend weiter und aktualisieren unsere Software regelmäßig mit neuen Features und Funktionen.

Mentor, Partner, Klagemauer – unsere Berater haben viele Aufgaben

Selbst die beste Technik kann allerdings nutzlos sein, wenn sie nicht zum konkreten Bedarf in der jeweiligen Situation passt. Um in der Fußballersprache von Anfang zu bleiben: Richtig geschmeidig läuft das Passspiel im Agenturalltag erst, wenn Ihr Berater die Software auch optimal für Ihre Zwecke anpasst – maßgeschneidert quasi.
Bei easyJOB liegt uns die Qualität der Beratung daher seit jeher am Herzen. Zentral ist der persönliche Ansprechpartner, den Sie für Ihre Anliegen an Ihrer Seite wissen und jederzeit um Rat fragen können – ganz ohne Helpdesk- oder Ticketsystem, wo Sie stundenlang auf Antworten warten müssen. Betrachten Sie ihn als Mentor, bei Bedarf auch einmal als „Klagemauer“ und vor allem als Sparringspartner, mit dem Sie gemeinsam neue Wege finden können.

„Gute Beratung beginnt bei schneller Erreichbarkeit und zeitnahem Feedback an meine Kunden. Ich muss über das nötige Fachwissen verfügen und genau zuhören können, schließlich entscheide ich nicht allein, sondern immer zusammen mit meinem Kunden.“ (Petra Sadowski, Beraterin bei easyJOB)

Damit unsere Berater Ihnen in jeder Lage hilfreich zur Seite stehen, haben wir hohe Anforderungen an ihre Qualität und Qualifikation. Sie starten bei uns mit intensiven internen Schulungen – bis zur ersten selbstständigen easyJOB-Implementierung dauert es bis zu einem Jahr. Denn um unsere Software optimal abzustimmen, braucht es neben Branchenwissen (alle unsere Berater verfügen über langjähriges Branchenwissen mit vertiefter Expertise mit Blick auf Werbe- und Mediaagenturen) und Erfahrungen aus diversen Implementierungen auch viel Know-how über unser Produkt. Schließlich ist unser Anspruch, dass sie alle easyJOB-Einstellungen und -Parameter souverän beherrschen.

„Besonders herausfordernd finde ich es, wenn ich einem Kunden Möglichkeiten zur Verbesserung zeige – der aber nichts ändern möchte, mit dem Argument: ,Das haben wir schon immer so gemacht!“ Dann sind Überzeugungsarbeit und gute Argumente gefragt.“ (Wolfgang Schwarz)

Unsere Unterstützung ist Ihnen sicher, solange Sie wollen

Auch nach erfolgreicher Implementierung lassen wir unsere Kunden nicht allein – unsere Berater stehen Ihnen jederzeit weiter zur Verfügung. Damit Sie immer auf dem neuesten Stand sind, bieten wir außerdem regelmäßige easyJOB-Updates an – mindestens eines pro Jahr ist garantiert.
Die Beratungen und Schulungen können sowohl bei Ihnen als auch bei uns im Haus stattfinden, alternativ online oder am Telefon.
Wer es besonders unkompliziert wünscht, wählt unser Beratungs-Abonnement: Damit können Sie laufende Schulungsleistungen zum vergünstigten Satz im Voraus budgetieren.

Fragen? Wünsche? Rufen Sie uns unverbindlich an; wir beraten Sie sehr gerne!

Because Software entwickelt und vertreibt Standardsoftware für Werbeagenturen. Seit rund 30 Jahren am Markt präsent, hat sich Because Software als einer der führenden Anbieter von Agentursoftware etabliert. Die Lösungen zeichnen sich durch große Funktionstiefe und individuelle Anpassungsmöglichkeiten aus. Sie werden kontinuierlich weiterentwickelt und um neue Bereiche erweitert. Durch kompetente Anwendungsberatung und kundenorientierten Service bietet Because Software kurze Integrationszeiten und somit eine dauerhaft funktionierende Gesamtlösung.

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Die Agentursoftware easyJOB wurde konsequent als Komplettlösung mit großem Funktionsumfang entwickelt: Bewährte Jobabwicklung von der Kalkulation bis zur Rechnungsstellung, Reports und Controlling, Dokumentenmanagement, E-Mail-Integration, Ressourcenplanung und viele weitere Zusatzmodule und Schnittstellen liefern die Basis für einen optimalen Workflow. Die flexible parametrisierbare Oberfläche kann dabei die unterschiedlichsten Arbeitsweisen ohne zusätzliche Programmierung perfekt abbilden. So können Stand-Alone-Programme abgelöst und zahlreiche Synergieeffekte in der Agentur geschaffen werden. Das rechnet sich schnell und macht die Arbeit effektiver und angenehmer.

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Okt 10 2018

pds Software mit zahlreichen Neuerungen auf der GET Nord und RIFA 2018

Neue Apps und Funktionen für Cloud Handwerkersoftware

pds Software mit zahlreichen Neuerungen auf der GET Nord und RIFA 2018

Nach dem Marktstart von pds Portal, der digitalen Rechnungsverarbeitung und der pds Lager App im Frühjahr 2018 wartet der Rotenburger Spezialist für Handwerkersoftware aus der Cloud zu den Herbstmessen mit diversen neuen Funktions-Highlights auf. Mit pds Projekt zur mobilen Verwaltung von Bauprojekten, dem „digitalen PersonenSync“ zur schnellen Erfassung und Ansprache von Geschäftskontakten und der digitalen, formatunabhängigen Belegzustellung präsentiert das Unternehmen eine Reihe neuer smarter Features, die das pds Lösungsportfolio sinnvoll ergänzen. Wie die neuen Funktionen und digitalen Arbeitsprozesse das Tagesgeschäft vereinfachen, können sich Interessenten auf dem forum handwerk digital der RIFA Nürnberg am 25. und 26. Oktober und der Fachmesse GET Nord vom 22. – 24. November in Hamburg live zeigen lassen.

Volle Auftragsbücher und knappe personelle Ressourcen zwingen heute viele Handwerksbetriebe, unnötige Zeitfresser im Arbeitsalltag zu beseitigen, um sich vermehrt auf die produktiven Tätigkeiten konzentrieren. Dies erfordert einerseits Instrumente, die Informationen vollständig und medienbruchfrei dort bereitstellen, wo sie benötigt werden. Gleichzeitig bedarf es integrierten Werkzeugen, die die Abläufe in Verwaltung und Arbeitsorganisation nachhaltig verschlanken. Mit den aktuellen Neuerungen erweitert pds nicht nur seinen digitalen Werkzeugkasten für das Handwerk, um die Herausforderungen der Digitalisierung zu meistern, sondern unterstützt auch Handwerksbetriebe dabei, in allen Unternehmensbereichen wertschöpfender zu arbeiten.

Rechnungen digital und formatunabhängig übermitteln
Eine zentrale Neuerung der pds Software ist die digitale Belegzustellung. Bislang standen Handwerksbetriebe regelmäßig vor der Herausforderung, die Belege in der jeweils vom Kunden präferierten Zustellart und dem gewünschten Rechnungsformat bereitzustellen – ob E-Post, ZUGFeRD, X-Rechnung, PDF, E-Mail oder Papier-Rechnung. Mit der digitalen Belegzustellung der pds Software können Handwerksbetriebe dafür nun eine universelle Schnittstelle nutzen, die es ihnen ermöglicht, Rechnungen per Knopfdruck im gewünschten Format zu übertragen. Die präferierte Zustellart und das gewünschte Rechnungsformat des Geschäftspartners werden lediglich einmalig im System hinterlegt. So lassen sich sämtliche anfallende Rechnungen aus der pds Software direkt und mit nur einem Klick an den Rechnungsempfänger übermitteln. Die pds Software übernimmt dabei automatisch die Überführung in das jeweilige Dateiformat und die Zustellung der Rechnung. Ein händisches Wandeln jeder einzelnen Rechnung oder aufwändige Recherchen in Bezug auf die unterschiedlichen Rechnungsformate sind somit nicht mehr erforderlich. Das gibt den Betrieben den Freiraum, sich wieder auf die wertschöpfenden Aufgaben anstatt auf unnötige Verwaltungsprozesse zu konzentrieren.

Bautagebuch und Projektmanagement per App
Spätestens mit der pds Projekt App findet die Zettelwirtschaft zum Erfassen von Baustellentagebüchern ein Ende. In Ergänzung zur digitalen Projektakte der pds Software, in der alle Auftrags- und Projektinformationen der Bauvorhaben zentral zusammenlaufen, stellt pds auf der RIFA und GET Nord eine neue smarte App zur mobilen Verwaltung von Bauprojekten vor. Die neue Mobilanwendung bündelt die wesentlichen Funktionen der digitalen Projektakte mit den Vorzügen smarter Mobiltechnologie wie Kamera- und GPS-Unterstützung. Diese ermöglicht allen Baubeteiligten, auf sämtliche projektrelevante Daten und Dokumente zuzugreifen, den Baufortschritt auf einfachste Weise zu dokumentieren und zur Weiterbearbeitung an die Verwaltung zu übergeben. Automatisierte Wetterberichte, individuelle Checklisten und vorgefertigte Berichte etwa zur Dokumentation von Mängeln ergänzen das Leistungsspektrum der Mobilanwendung.
pds Projekt rundet das bestehende App Portfolio aus pds Service, pds Zeit, pds Material und pds Lager optimal ab und versorgt die Projektbeteiligten mit allen notwendigen Informationen zum Projekt und dem Verlauf auf der Baustelle. Mit pds Projekt lassen sich damit nicht nur alle Bauprojekte digital dokumentieren, sondern auch sämtliche Arbeitsschritte rund um das Bauprojekt professionalisieren. Wie die übrigen pds Apps zeichnet sich pds Projekt vor allem durch seine praktische und einfache Bedienbarkeit aus und orientiert sich an der individuellen Arbeitsweise seiner Nutzer. Voraussetzung für die Nutzung der pds Apps ist der Einsatz der pds Software.

Bessere Stammdatenqualität mit „digitalem PersonenSync“
Mit dem digitalen PersonenSync können Anwender der pds Software die Qualität ihrer Geschäftspartner-Adressdatenbank auf einfache Weise optimieren und unnötige Zeitfresser in der Verwaltung vermeiden. Damit lassen sich die Adressrecherche, Personenerfassung und Ansprache von Kunden und Interessenten künftig noch einfacher umsetzen. So reicht es etwa aus, bei der Anlage von Personen in der pds Software lediglich Firma und Ort einzugeben, um alle passenden Geschäfts-Adressen einzulesen. Mit nur wenigen Klicks und ohne weitere Dateneingaben kann die richtige Firma samt vollständiger Adressdaten selektiert werden. Auch eine Prüfung der bereits angelegten Adressen wird mit der pds Software ermöglicht. Manuelle Eingabefehler oder zeitaufwändige Recherchen gehören so der Vergangenheit an.

pds auf dem forum handwerk digital der RIFA Nürnberg und auf der GET Nord in Hamburg
Die pds GmbH ist sowohl am 25. und 26. Oktober 2018 auf dem forum handwerk digital der RIFA (Messezentrum Nürnberg) sowie vom 22. – 24. November 2018 auf der Hamburger Elektro- und SHK-Fachmesse GET Nord in Halle B2.EG am Stand 342 als Aussteller vertreten. Zur Anmeldung eines persönlichen Gesprächstermins oder einer Vorführung gelangen Interessenten über www.pds.de

Die pds GmbH ist führender Anbieter für Handwerkersoftware im Bau- und Baunebengewerbe. Mehr als 185 auf Branchen- und kaufmännische Lösungen spezialisierte Mitarbeiter arbeiten im niedersächsischen Rotenburg (Wümme) an der stetigen Weiterentwicklung der Softwareprodukte für Handwerksbetriebe. Seit der Firmengründung 1973 liegt der Fokus auf der Entwicklung von Software mit Branchenanforderungen sowie allen gewerkspezifischen Besonderheiten des Baugewerbes. Neben klassischer ERP-Software mit Auftragsabwicklung und betrieblichem Rechnungswesen (inkl. eines Baulohns) beinhalten pds Lösungen auch mobile Apps für die Baustelle, wie mobiler Kundendienst- und Wartungsservice, Lager- und Materialwirtschaft, Projektmanagement und Baustellenzeiterfassung. Die zukunftsweisende Technologie der pds Software gibt den ca. 3.000 mittelständischen pds Anwenderunternehmen die Sicherheit, auch in Zeiten der Cloud einen langfristig orientierten und zuverlässigen Partner an der Seite zu haben. Die Implementierung und Schulung der Software ermöglichen die pds Partner in Kombination mit den pds Seminarzentren in Rotenburg, Frankfurt/Main, Weinstadt b. Stuttgart und München. Für eine ganzheitliche Vor-Ort-Betreuung und Implementierung aller IT-Themen sorgen 20 pds Partnerunternehmen.

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Okt 2 2018

Bauprojekte durchgängig digital verwalten – pds erweitert mobiles Lösungsportfolio um Projekt App

pds Software wartet mit neuer Projektmanagement App auf

Bauprojekte durchgängig digital verwalten - pds erweitert mobiles Lösungsportfolio um Projekt App

pds erweitert mobiles Lösungsportfolio um Projekt App (Bildquelle: Herrndorff – stock.adobe.com)

In Ergänzung zur digitalen Projektakte der pds Software, in der alle Auftrags- und Projektinformationen aktueller Bauvorhaben zentral zusammenlaufen, stellt der Rotenburger Spezialist für Cloud-fähige Handwerkersoftware mit pds Projekt eine smarte App zur mobilen Verwaltung von Bauprojekten vor. Die neue Mobilanwendung bündelt die wesentlichen Funktionen der digitalen Projektakte mit den Vorzügen smarter Mobiltechnologie wie Kamera- und GPS-Unterstützung. Diese ermöglicht allen Baubeteiligten, auf sämtliche projektrelevante Daten zuzugreifen, Informationen zur Baustelle auf einfachste Weise zu dokumentieren und in Echtzeit zur Weiterbearbeitung an die Verwaltung zu übergeben.

„Intransparente Prozesse, unzureichende Projektdokumentation und mangelnde Arbeitsorganisation sind die häufigsten Ursachen für Konflikte in der Umsetzung von Bau-, Instandhaltungs- und Sanierungsprojekten. Schon im Büro ist es nicht immer einfach, bei den mitunter vielen parallel anfallenden Aufgaben und Bauprojekten den Überblick zu bewahren. Kritisch wird es häufig aber erst auf der Baustelle, wenn bestehende Medienbrüche den Zugang zu projektrelevanten Informationen erschweren und einen durchgängig systemgestützten Arbeitsprozess verhindern“, erläutert Bastian Kohlmeyer, Head of Product Management bei der pds GmbH. „Mit pds Projekt haben wir eine einfach bedienbare und intelligente App entwickelt, die sämtliche Projektbeteiligte auch unterwegs bei der Informationssuche, Dokumentation, Auswertung oder der Abarbeitung von Checklisten unterstützt. Damit haben Anwender quasi ihr digitales Büro immer dabei und sind in der Lage, den bisweilen aufwändigen Baudokumentations- und Kommunikationsprozess mit Hilfe integrierter Smartphone Features auf sehr einfache Weise zu professionalisieren“, ergänzt Christian Braam, welcher als Product Owner die Entwicklung der pds Projekt App koordiniert und vorangetrieben hat.

Eine App – viele Funktionen
pds Projekt rundet das bestehende App Portfolio aus pds Service, pds Zeit, pds Material und pds Lager optimal ab und versorgt die Projektbeteiligten mit allen notwendigen Informationen zum Projekt und dem Verlauf auf der Baustelle. Die Funktionen der pds Projekt App im Überblick:

– Intelligente Suche über alle Inhalte: Durch die native Integration von pds Projekt und der pds Software sind alle in der pds Software angelegten Projekte auch in der pds Projekt App verfügbar. Über integrierte Filterfunktionen lassen sich spezifische Projekte komfortabel selektieren, um schnell gezielte Informationen zu erhalten.

– Alle Dokumente zu einem Bauprojekt, z.B. Angebote und Bestellungen, können direkt über die App abgerufen und heruntergeladen werden. Über die integrierte Kamerafunktion lassen sich neue Bilder und Dokumente in einer individualisierbaren Ordnerstruktur bequem von der Baustelle ins Büro übermitteln.

– Reibungslose Kommunikation: Alle Ansprechpartner zu den jeweiligen Projekten sind direkt in der App hinterlegt, um eine schnelle Kontaktaufnahme zu ermöglichen. Dank vollständiger Projektinformationen sind alle Projektbeteiligten auch mobil jederzeit auskunftsfähig. Um die Kommunikation und Anfahrt zu erleichtern, wurden die gängigen Smartphone Standardfunktionen wie Telefonie, E-Mail und Navigation direkt in pds Projekt integriert.

– Übersichtliches Bautagebuch: Damit Anwender den Projektfortschritt Tag genau festhalten können, bietet pds Projekt zahlreiche Möglichkeiten zur Baustellendokumentation. Dabei werden alle erfassten Eingaben und Bilder automatisch in einer übersichtlichen Tagesliste angelegt, damit jederzeit nachvollziehbar bleibt, was an welchem Tag gemacht wurde. Dank der Integration von GPS- und Wetterinformationen speichert die App sogar automatisch die jeweilige Wetterlage für eine lückenlose Nachvollziehbarkeit des Bauabschnitts ab.

– Vorgefertigte Berichtsart auswählen: Damit alle Vorgänge auf der Baustelle möglichst ausführlich und sachbezogen dokumentiert werden können, stehen in pds Projekt zahlreiche Arten vorgefertigter Berichte zur Verfügung. Die unterschiedlichen Berichtsvarianten werden anschließend direkt an die pds Software übergeben, sodass die Mitarbeiter im Büro den Vorgang in Echtzeit nachverfolgen und z.B. bei Kunden-Rückfragen schneller reagieren können.

– Ausführliche Mängelberichte und automatisierte Workflows: Ein Beispiel für eine Berichtsart in pds Projekt ist die Erfassung eines Mängelberichts. Über Fotos und individuelle Notizen (auch per Spracheingabe) können aktuelle Mängel vor Ort einfach dokumentiert und gleichzeitig Aufgaben angelegt werden, damit sich die zuständigen Mitarbeiter direkt um die Beseitigung der Mängel kümmern können.

– Individualisierbare Checklisten und Vorlagen unterstützen die Mitarbeiter auf der Baustelle bei der Ausführung von Routinearbeiten und beim Anlegen von Berichten, damit keine Arbeitsschritte mehr in Vergessenheit geraten.

Mit pds Projekt lassen sich damit nicht nur alle Bauprojekte digital dokumentieren, sondern auch sämtliche Arbeitsschritte rund um das Bauprojekt professionalisieren. Wie die übrigen pds Apps zeichnet sich pds Projekt vor allem durch seine praktische und einfache Bedienbarkeit aus und orientiert sich an der individuellen Arbeitsweise seiner Nutzer. Voraussetzung für die Nutzung der pds Apps ist der Einsatz der pds Software.

Die pds GmbH ist führender Anbieter für Handwerkersoftware im Bau- und Baunebengewerbe. Mehr als 185 auf Branchen- und kaufmännische Lösungen spezialisierte Mitarbeiter arbeiten im niedersächsischen Rotenburg (Wümme) an der stetigen Weiterentwicklung der Softwareprodukte für Handwerksbetriebe. Seit der Firmengründung 1973 liegt der Fokus auf der Entwicklung von Software mit Branchenanforderungen sowie allen gewerkspezifischen Besonderheiten des Baugewerbes. Neben klassischer ERP-Software mit Auftragsabwicklung und betrieblichem Rechnungswesen (inkl. eines Baulohns) beinhalten pds Lösungen auch mobile Apps für die Baustelle, wie mobiler Kundendienst- und Wartungsservice, Lager- und Materialwirtschaft, Projektmanagement und Baustellenzeiterfassung. Die zukunftsweisende Technologie der pds Software gibt den ca. 3.000 mittelständischen pds Anwenderunternehmen die Sicherheit, auch in Zeiten der Cloud einen langfristig orientierten und zuverlässigen Partner an der Seite zu haben. Die Implementierung und Schulung der Software ermöglichen die pds Partner in Kombination mit den pds Seminarzentren in Rotenburg, Frankfurt/Main, Weinstadt b. Stuttgart und München. Für eine ganzheitliche Vor-Ort-Betreuung und Implementierung aller IT-Themen sorgen 20 pds Partnerunternehmen. Weitere Informationen: www.pds.de

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Jul 5 2018

Agentursoftware Vergleich: Die richtige Lösung finden!

Because Software, Anbieter der Agentursoftware easyJOB, erklärt Ihnen, auf welche Punkte Sie beim Vergleich achten sollten.

Agentursoftware Vergleich: Die richtige Lösung finden!

(Bildquelle: @ Shutterstock)

Mit Agentursoftware ist es ein wenig wie mit einer neuen Liebe: Anfangs scheint alles perfekt, doch es dauert nicht lange, bis die kleinen (oder sogar großen) Macken des Alltags sichtbar werden. Auf diese fünf Punkte sollten Sie daher beim Vergleich verschiedener Lösungen achten, damit Ihr Favorit die Flitterwochen übersteht:

1. Langlebigkeit
Klassische Software veraltet schnell. Agentursoftware als Rückgrat Ihres Unternehmens sollte dagegen mitwachsen, damit Sie dauerhaft wettbewerbsfähig bleiben und effektiv arbeiten. Daher legen wir bei Because so viel Wert darauf, dass wir easyJOB ständig weiterentwickeln und dabei sehr innovativ bleiben. So fließen ständig technische und inhaltliche Neuerungen ein.

2. Funktionstiefe
Ein ausgefeiltes Funktionsangebot basiert auf Erfahrung. Regelmäßiges Kunden-Feedback, zeitliche und Entwickler-Kapazitäten sind der Garant dafür, dass ein Anbieter passende Lösungen entwickeln kann. Achten Sie darauf, wenn Sie Software vergleichen. Für uns war Funktionstiefe immer ein Leitmotiv, das wir in über 25 Jahren am Markt konsequent verfolgt haben. Sie sorgt dafür, dass auch tiefergehende Anforderungen gut erfüllt werden können. Und sie ist Voraussetzung für langfristige Investitionssicherheit, wenn die Software auch zukünftigen Anforderungen gerecht werden kann, von denen die Agentur heute noch gar nichts weiß.

3. Modularität/ Schnittstellen
easyJOB wurde konsequent als Komplettlösung entwickelt und wird schon im Basispaket mit umfangreichen Funktionen ausgeliefert. Rund dreißig Zusatzmodule decken weitere spezifische Anforderungen bestimmter Abteilungen ab, z.B. Finanzen und (vorbereitende) Buchhaltung, Produktion und Media. Schnittstellen zu DATEV, SEPA oder Jira erweitern das Anwendungsspektrum und Webservices (API) ermöglichen die Anbindung von Dritt-Programmen an easyJOB. So integrieren Sie ganz nach Wunsch Ihre Prozesse in einem führenden System und vermeiden das Arbeiten mit Insellösungen.

4. Individualisierbarkeit
Über eine Vielzahl an Parametern, Einstellungen und Zusatzfeldern ist easyJOB sehr flexibel und kann perfekt für die jeweiligen Arbeitsweisen maßgeschneidert werden – und das ohne zusätzliche Programmierung. easyJOB ist wie keine zweite Lösung skalierbar, es zwingt Ihnen keine starre Lösung auf. Wir sehen uns deshalb Ihre Abläufe und Prozesse zuerst genau an und entwickeln daraus eine auf Ihre Anforderungen optimal zugeschnittene Lösung. Dieser geringe Mehraufwand bei der Integration führt anschließend zu größeren Einsparungen.

5. Usability
Agentursoftware sollte Sie in Ihrem täglichen Arbeitsalltag unterstützen. Heißt: Sie sollten jederzeit von einer Aufgabe zur nächsten wechseln und vieles parallel bearbeiten können. easyJOB besitzt diese „Multiwindowing“-Funktion seit langem. Unsere Kunden können so Leistungen zwischen Jobs kopieren oder beim Schreiben einer E-Mail parallel Notizen und Projektinformationen bearbeiten.

Wichtige Details im Blick behalten
Schauen Sie auf die wichtigen Details, wenn Sie sich für eine Lösung interessieren. Lassen Sie sich nicht von gefälligen Oberflächen blenden. Und denken Sie weitsichtig: Anfangs achtet man oft nur auf Funktionalitäten und Technologien. Sie sind dauerhaft aber nur so gut wie der Support und die Innovationsfähigkeit des Anbieters. Because beispielsweise verfügt über 17 Anwendungsberater. Auch deswegen ist easyJOB der Favorit inhabergeführter Agenturen im deutschsprachigen Raum. Wir justieren unsere Agentursoftware exakt nach Ihren Wünschen.

Noch mehr Informationen und Hilfestellung zur Auswahl der optimalen Softwarelösung finden Sie in unserem Whitepaper „Auswahl Agentursoftware / Checkliste“ ( https://www.because-software.com/fileadmin/Dokumente/Auswahl_Agentursoftware_Checkliste.pdf).

Because Software entwickelt und vertreibt Standardsoftware für Werbeagenturen. Seit rund 30 Jahren am Markt präsent, hat sich Because Software als einer der führenden Anbieter von Agentursoftware etabliert. Die Lösungen zeichnen sich durch große Funktionstiefe und individuelle Anpassungsmöglichkeiten aus. Sie werden kontinuierlich weiterentwickelt und um neue Bereiche erweitert. Durch kompetente Anwendungsberatung und kundenorientierten Service bietet Because Software kurze Integrationszeiten und somit eine dauerhaft funktionierende Gesamtlösung.

easyJOB
Die Agentursoftware easyJOB wurde konsequent als Komplettlösung mit großem Funktionsumfang entwickelt: Bewährte Jobabwicklung von der Kalkulation bis zur Rechnungsstellung, Reports und Controlling, Dokumentenmanagement, E-Mail-Integration, Ressourcenplanung und viele weitere Zusatzmodule und Schnittstellen liefern die Basis für einen optimalen Workflow. Die flexible parametrisierbare Oberfläche kann dabei die unterschiedlichsten Arbeitsweisen ohne zusätzliche Programmierung perfekt abbilden. So können Stand-Alone-Programme abgelöst und zahlreiche Synergieeffekte in der Agentur geschaffen werden. Das rechnet sich schnell und macht die Arbeit effektiver und angenehmer.

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Jun 21 2018

Komplettpaket statt Übergangslösung: Agentursoftware easyJOB

Komplettpaket statt Übergangslösung: Agentursoftware easyJOB

Timm Rotter

easyJOB Nutzer im Portrait – heute: in a nutshell. Die Kommunikationsagentur mit Schwerpunkt Social Media und Content Marketing beschäftigt 29 Mitarbeiter an den Standorten München und Köln. in a nutshell hat sich im ersten Halbjahr 2018 für unsere Agentursoftware entschieden und befindet sich gerade in der Einführung. Im Interview erklärt Geschäftsführer Timm Rotter, wieso er easyJOB ausgewählt hat.

Herr Rotter, wann haben Sie gemerkt, dass Sie eine professionelle Lösung zur Steuerung Ihrer Agentur brauchen?
Timm Rotter: Als ich ein entscheidendes Fußballspiel im Abstiegskampf unserer Freizeitmannschaft verpasst habe.

Wie bitte?
Timm Rotter: Es war tatsächlich so – irgendwann Ende 2016 habe ich am Monatsende versucht, schnell noch alle Rechnungen fertig zu bekommen. Und das auf Basis dutzender Exceltabellen mit Mitarbeiterstunden und sonstigen Aufwänden. Zudem musste die Umsatzsteuer-Voranmeldung raus. Unser Team hatte ein wichtiges Spiel, und ich habe kurz vor knapp absagen müssen, weil die Buchhaltung wieder mal nicht fertig wurde.

Wie groß war Ihre Agentur damals?
Timm Rotter: Wir waren sieben – zwei Festangestellte, der Rest Freie. Ihre eigenen Arbeitsstunden haben die Mitarbeiter in Excel erfasst, aber die Zuordnung auf Kunden und Projekten zur Abrechnung lief bei mir auf. Ich habe nach Feierabend immer sämtliche Stunden des Tages nachgehalten. Eine Weile funktionierte das, solange ohnehin alle Jobs über mich liefen und ich jeden Mitarbeiter gebrieft habe, was es genau zu tun gab am jeweiligen Tag. Effizient war es nicht, aber…

Ja?
Timm Rotter: Macht der Gewohnheit, würde ich sagen. Solange der Leidensdruck nicht zu groß wird, wurschtelt man sich durch. Ich glaube, das geht vielen kleinen Agenturen so, gerade wenn sie gut ausgelastet sind. Dann nimmt man sich im Tagesgeschäft keine Zeit, sich solchen strategischen Fragen zu widmen. Das ist ein großer Fehler, den man aber nicht wahrnimmt, weil man die – ineffizienten – Prozesse zu sehr verinnerlicht hat.

Kann man auf Excel-Basis eine Agentur führen?
Timm Rotter: Ja, wenn man über eine gewisse Größe nicht hinauswachsen möchte. Nach meiner Erfahrung wird es aber schon bei mehr als zwei Vollzeitkräften ineffizient.

Wie ging es dann weiter nach besagtem Abend?
Timm Rotter: Ich hatte das Glück, dass eine Mitarbeiterin einen Software-Entwickler kannte, der gerade ein Zeiterfassungssystem in der Betaphase hatte. Er hat uns angeboten, es als einer der ersten zu testen. Das war für uns schon mal ein Quantensprung: Jeder Mitarbeiter konnte, ohne vollen Einblick in die Zahlen, eigene Stunden auf die jeweiligen Projekte buchen. Als Admin konnte ich zugleich die Erlöse tracken und musste am Monatsende nur noch die Aufstellungen prüfen und als PDF exportieren.
Eine effiziente Zeiterfassung war damals unser größtes Thema, und mit der Software kamen wir echt voran. Parallel sind wir von MS Office mit zentralisierter Dokumentenablage auf die Google Cloud umgestiegen. Das Setup hat unser Wachstum kurzfristig sicher vereinfacht – aber Ende 2017 wurde immer klarer, dass auch das nur eine Übergangslösung war.

Haben Sie wieder ein Fußballspiel verpasst?
Timm Rotter: (lacht) Nein – aber wenn Du wirklich wachsen willst, ist eine effiziente Zeiterfassung nur der erste Schritt. Zuletzt war es die Finanzbuchhaltung, die wieder aus dem Ruder lief: 35 Kunden, doppelt so viele Projekte – entsprechend viele Rechnungen, Belege und Stundenlisten gab es. Allein der Aufwand, die alle händisch erst im Rechnungswesen zu verarbeiten und dann nochmals händisch in DATEV zu übertragen… Das wurde uferlos.
Dazu kam, dass wir wieder auf Excel-Tabellen und Word-Dokumente zurückgreifen mussten – jetzt zur Ressourcenplanung und für Angebote. Die Daten der Neuprojekte mussten wir dann aber wieder in die Zeiterfassung eintragen – solch ein Nebeneinander von Systemen ist eine Wachstumsbremse.

Haben Sie einmal ausgerechnet, wie viel Zeit Sie vergeuden?
Timm Rotter: Ja, das habe ich – übrigens am Neujahrstag 2018, als Ruhe war. Im vierten Quartal waren mehr als 20 Prozent meiner Arbeitszeit für kaufmännische Projektverwaltung und Rechnungswesen drauf gegangen. Dazu kamen die Kosten für die Buchhalterin, die zwei Tage im Monat mit DATEV beschäftigt war. Daraus ist auch mein wichtigster Vorsatz für das neue Jahr geworden: keine Übergangslösungen mehr. Ich wollte ein System, das alles steuert, vom ersten Angebot über Ressourcenplanung und Abrechnungen bis zur Übergabe an die Steuerberatung.

Jetzt sind Sie seit Juni easyJOB-Kunde – wieso fiel die Wahl auf unsere Software?
Timm Rotter: Im Endeffekt vor allem, weil der Claim wirklich stimmt: Die Software lässt sich tatsächlich maßschneidern und verspricht, dass sie mit uns mitwachsen kann. Zudem verfügt easyJOB über einen sehr großen Funktionsumfang. Wir haben uns fünf verschiedene Anbieter angesehen. Nur bei easyJOB haben wir das volle Vertrauen, dass es nicht nur das abbildet, was wir heute brauchen, aber auch das, was wir – hoffe ich – in fünf Jahren brauchen werden.

Kurz zurück zum Anfang: Ist Ihr Team damals eigentlich abgestiegen?
Timm Rotter: Ja, aber inzwischen spielen wir wieder in der ersten Liga – wobei (grinst) das jetzt nicht an Ihrer Software liegt.

Because Software entwickelt und vertreibt Standardsoftware für Werbeagenturen. Seit rund 30 Jahren am Markt präsent, hat sich Because Software als einer der führenden Anbieter von Agentursoftware etabliert. Die Lösungen zeichnen sich durch große Funktionstiefe und individuelle Anpassungsmöglichkeiten aus. Sie werden kontinuierlich weiterentwickelt und um neue Bereiche erweitert. Durch kompetente Anwendungsberatung und kundenorientierten Service bietet Because Software kurze Integrationszeiten und somit eine dauerhaft funktionierende Gesamtlösung.

easyJOB
Die Agentursoftware easyJOB wurde konsequent als Komplettlösung mit großem Funktionsumfang entwickelt: Bewährte Jobabwicklung von der Kalkulation bis zur Rechnungsstellung, Reports und Controlling, Dokumentenmanagement, E-Mail-Integration, Ressourcenplanung und viele weitere Zusatzmodule und Schnittstellen liefern die Basis für einen optimalen Workflow. Die flexible parametrisierbare Oberfläche kann dabei die unterschiedlichsten Arbeitsweisen ohne zusätzliche Programmierung perfekt abbilden. So können Stand-Alone-Programme abgelöst und zahlreiche Synergieeffekte in der Agentur geschaffen werden. Das rechnet sich schnell und macht die Arbeit effektiver und angenehmer.

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Mai 30 2018

Bewährte Funktionen neu gedacht: Projektmanagement mit easyJOB ist nun noch einfacher

Bewährte Funktionen neu gedacht: Projektmanagement mit easyJOB ist nun noch einfacher

Projektmanagement mit easyJOB

Mit dem Redesign von easyJOB haben wir auch einige bewährte Funktionen optimiert. Besonders hilfreich ist das neue Job-Timing – ein Multiprojektmanagement-Tool, mit dem Sie alle laufenden Projekte spielend leicht im Blick behalten.

Je mehr die Agentur zu tun hat, desto besser?! Aus kaufmännischer Sicht stimmt das in den meisten Fällen. Doch zugleich kann eine größere Auslastung auch Frust und Stress erzeugen – wenn der Überblick verloren geht, wie es im Detail um die vielen verschiedenen Projekte steht.

Klare Balkenpläne für optimales Projektmanagement
Eine elegante Lösung liefert das Job-Timing in unserer Agentursoftware easyJOB. In einem übersichtlichen Balkenplan (Gantt-Diagramm) können Sie sich Aktivitäten ausgewählter Projekte gesammelt anzeigen lassen – zum Beispiel alle Jobs eines Kunden oder eines Projektleiters. Zudem bietet der Suchassistent diverse Optionen: Sie können Tasks nach Kunden, Jobs oder Mitarbeiter selektieren und dabei beliebige Zeiträume wählen. Auf Job-Ebene lassen sich zudem Informationen zum Projektfortschritt und zur Einhaltung der Zeitvorgaben anzeigen. Alle Aufgaben und Termine erscheinen automatisch auch im Mitarbeiter- oder Teamkalender und sind aus dem Job-Timing heraus schnell zu öffnen. Um die Auslastung der Mitarbeiter zu optimieren und zeitliche Engpässe zu meistern, bietet easyJOB mit dem Ressourcenplanungs-Modul eine effiziente Lösung.

Viele Funktionen und übersichtliches Design
Zahlreiche komfortable Features erleichtern Ihnen die Arbeit im Job-Timing. Tasks können Sie einfach per Drag & Drop verschieben, dabei lässt sich die Dauer eines Tasks spielend durch „Ziehen“ mit der Maus anpassen. Terminarten und -farben sind frei definierbar und bieten somit maximalen Spielraum. Ein Quick-Editor erlaubt schnelle Änderungen und die Neuanlage von Tasks.
Ein besonderes Plus ist die Visualisierung: Verschiedene Symbole signalisieren, ob Aktivitäten erst geplant, aktuell in Bearbeitung oder bereits erledigt sind; entsprechende Farben kennzeichnen die Priorität. Farblich codierte Verlaufsbalken zeigen erfasste Stunden im Verhältnis zu Sollvorgaben an. Tage außerhalb des Projektzeitraums sind an der helleren Hintergrundfarbe erkennbar. Zugeordnete Mitarbeiter werden Ihnen angezeigt.

Vernetzung mit der kaufmännischen Projektabwicklung
Die zeitliche Planung eines Jobs in easyJOB ist – um ein wirklich ganzheitliches Projektmanagement zu ermöglichen – immer auch mit seiner kaufmännischen Abwicklung verbunden. Im Jobcenter bekommen Sie alle Finanzdaten (Stunden- und Fremdkosten, Erlöse, Deckungsbeiträge, …) für laufende Projekte angezeigt. Weitere wichtige Funktionen wie Stundenerfassung, Notizenhistorie oder Adressbuch sind im Menü leicht zu finden. Dank Multiwindowing, also der gleichzeitigen Nutzung verschiedener Fenster, lassen sie sich effizient parallel bearbeiten.

ERP-Lösung und Projektmanagement in einem
Die Integration von Enterprise Ressource Planning (ERP) und Projektmanagement in easyJOB bietet Ihnen eine besonders effektive Komplettlösung: Sie können sich über den zeitlichen und kaufmännischen Status von Projekten informieren, Prioritäten festlegen, Projekte nachverfolgen und zugleich sicherstellen, dass Sie alle Ressourcen optimal einsetzen. Damit schaffen Sie beste Voraussetzungen, um Wachstum erfolgreich und frei von Frust zu managen.

Wenn Sie an weiteren Neuigkeiten rund um easyJOB interessiert sind, besuchen Sie doch einfach unsere Website ( https://www.because-software.com) oder schauen Sie in unserem Newsroom ( https://www.because-software.com/newsroom) vorbei.

Because Software entwickelt und vertreibt Standardsoftware für Werbeagenturen. Seit rund 30 Jahren am Markt präsent, hat sich Because Software als einer der führenden Anbieter von Agentursoftware etabliert. Die Lösungen zeichnen sich durch große Funktionstiefe und individuelle Anpassungsmöglichkeiten aus. Sie werden kontinuierlich weiterentwickelt und um neue Bereiche erweitert. Durch kompetente Anwendungsberatung und kundenorientierten Service bietet Because Software kurze Integrationszeiten und somit eine dauerhaft funktionierende Gesamtlösung.

easyJOB
Die Agentursoftware easyJOB wurde konsequent als Komplettlösung mit großem Funktionsumfang entwickelt: Bewährte Jobabwicklung von der Kalkulation bis zur Rechnungsstellung, Reports und Controlling, Dokumentenmanagement, E-Mail-Integration, Ressourcenplanung und viele weitere Zusatzmodule und Schnittstellen liefern die Basis für einen optimalen Workflow. Die flexible parametrisierbare Oberfläche kann dabei die unterschiedlichsten Arbeitsweisen ohne zusätzliche Programmierung perfekt abbilden. So können Stand-Alone-Programme abgelöst und zahlreiche Synergieeffekte in der Agentur geschaffen werden. Das rechnet sich schnell und macht die Arbeit effektiver und angenehmer.

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