Nicola Schmidt, Imagetrainerin und Expertin für stilsicheres Auftreten aus Köln gibt Tipps, wie Sie Ihre Kollegen und Vorgesetzten in der Mail souverän und wertschätzend anreden können.
Der neue Chef verzichtet in seinen E-Mails an seine Mitarbeiter grundsätzlich auf Gruß, Anrede und Schlussformel. Viele Menschen empfinden diese Form als hart oder gar rücksichtslos, dennoch sollte man dies nicht persönlich nehmen. Besonders dann, wenn man weiß, dass derjenige ohnehin immer sehr knapp und rational antwortet. Natürlich sollte man in der elektronischen Korrespondenz höflich bleiben und auch die Form wahren, wie man es in der Papierform ja auch kennt. Somit liest man oft zu Beginn „Lieber Herr Müller“ und am Schluss „Vielen Dank und beste Grüße“. In vielen Firmen ist der E-Mail-Verkehr dennoch sehr uneinheitlich, viele Menschen fühlen sich auch verunsichert.
Auf jeden Fall ist es höflich, einen Menschen mit einem netten Gruß anzusprechen.
Im Alltag würde kaum jemand auf die Idee kommen, einen anderen Menschen grußlos anzusprechen, um ihm sofort sein Anliegen mitzuteilen. Die Grußformel ist das Minimum an Umgangsformen in der schriftlichen Kommunikation, um eine Unterhaltung im weitesten Sinne zu eröffnen.
Beginnt man dann in jeder Mail mit der Grußformel? Natürlich kann man nicht ableiten, jede Nachricht in dieser Form zu beginnen. Besonders wenn mehrere E-Mails innerhalb kürzester Zeit hintereinander ausgetauscht werden. Dann ist es überflüssig, jeder Nachricht ein „Lieber Herr Müller“ oder „Sehr geehrte Frau Meier“ voranzustellen. Da zwei Menschen in schriftlicher Form miteinander „sprechen“, ist es sicherlich albern, wenn man sich vorstellt, wie sich das bei einer mündlichen Kommunikation anhören würde. Allerdings stellt sich hier die Frage, ob es dann nicht sinnvoller ist, miteinander zu telefonieren als im Minutentakt Mails hin- und her zu senden.
Liegt andererseits ein längerer Zeitraum zwischen den einzelnen Mails, ist es höflicher und charmanter, wieder zum Gruß zu greifen. Das gilt auch für die Schlussformel.
Kunden und auch Geschäftspartner sollte man beim ersten Mal besser mit einem förmlicheren „Sehr geehrter Herr Müller“ begegnen und auf das zu nahe „Hallo Frau Meier“ verzichten. Hat allerdings die ranghöhere Person, also beispielsweise der Kunde, die Kommunikation in dieser „nahen“ Form begonnen, dann kann auch auf entsprechende Art geantwortet werden.
Die Schlussformel kann beim ersten Kontakt beispielsweise so klingen: „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Beste Grüße“. Das ist respektvoll. Bei näherem Kennenlernen passt durchaus auch ein „Herzliche Grüße ins sonnige Bayern“
oder „Viele Grüße nach Großstadthausen“ sein. In der geschäftlichen Kommunikation sollte jedoch auf „Liebe Grüße“ oder auf Abkürzungen, wie „LG“ grundsätzlich verzichtet werden. Diese Schlussformeln sollten Freunden oder guten Bekannten vorbehalten bleiben.
Seminare und Vorträge zum Thema Image & Etikette bietet Nicola Schmidt regelmäßig an. Info: www.image-impulse.com oder unter der Rufnummer: 0221-58 98 06 21
Nicola Schmidt ist Expertin für Kommunikation und Optische Kompetenz.
Mit einem stimmigen Konzept bietet sie Führungskräften aus der freien Wirtschaft, wie der eigene Auftritt auf allen Ebenen der Kommunikation optimiert werden kann. Gerade wenn die persönliche Wirkung auf dem Prüfstand steht und der authentische Auftritt noch weiter verbessert werden soll. Es geht in ihren Seminaren/ Vorträgen um die Wirkung des Outfits bis zum souveränen Umgang im Berufsleben. Nicola Schmidt ist als freie Trainerin für Unternehmen im deutschsprachigen Raum tätig.
Nicola Schmidt überzeugt mit viel Praxisnähe und Begeisterung. Sie setzt Impulse. Denn charismatisches und sicheres Auftreten bilden das Fundament für den geschäftlichen Erfolg auf jedem Parkett.
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