Einem wissenschaftlichen Usability-Test hat jetzt die DMSFACTORY GmbH ihr TINCA DMS unterzogen. Dabei traten neue Erkenntnisse ber Gestaltungsfragen und Benutzerfhrung von TINCA und DMS-Lsungen im Allgemeinen ans Tageslicht. Diese wird die DMSFACTORY knftig in ihr Produkt einflieen lassen und bei der Entwicklung weiterer Releases einen nutzerzentrierten Gestaltungsprozess implementieren. Das Ziel: DMS-User sollen ihr System knftig noch leichter erlernen und bedienen knnen. Die DMSFACTORY untermauert mit diesem Test ihren traditionell sehr benutzerorientierten Gestaltungsansatz.
Bei TINCA Enterprise handelt es sich um ein Windows Programm mit zahlreichen integrierten DMS-Client-Funktionen. Die Studie wurde zwischen Mrz und Juni 2009 am Fachbereich Media der Hochschule Darmstadt erstellt. Im dortigen Usability Labor konnten wichtige Tests durchgefhrt werden. Testpersonen aus unterschiedlichen Branchen und Arbeitsbereichen mussten an dem System verschiedene Aufgaben lsen. Keine von ihnen hatte zuvor mit einem DMS gearbeitet, wusste also nichts mit Begriffen wie Indizierung oder Revision anzufangen. Ein Testbetreuer gab dabei Anweisungen, was mit einem Dokument zu geschehen habe, z.B. Scannen, Verschlagworten, Weiterleiten und Archivieren.
Alle Arbeitsschritte und die dabei auftretenden Fragen mussten die Testpersonen nach der „Thinking aloud“-Methode kommentieren, gleichzeitig wurden die Augenbewegungen aufgezeichnet. Grundlage des Tests waren die Forderungen der ISO-Norm 9241 zu ergonomischen Anforderungen fr Brottigkeiten mit Bildschirmgerten, hier insbesondere die Abschnitte 11 und 110 zu Effektivitt, Effizienz und Dialoggestaltung.
Philipp Hormel, verantwortlich fr den wissenschaftlichen Test: „Am Beispiel von TINCA haben wir untersucht, wie sich die Oberflchen von DMS vereinfachen und funktionell besser strukturieren lassen. Welche Stellen am besten geeignet sind, um bestimmte Befehl-Buttons einzubauen. Und vor allem, dass das Programm dem Nutzer stets ausreichend Feedback geben muss, damit er wei, was gerade passiert und an welcher Stelle er sich befindet.“
Aus den Ergebnissen des Usability-Tests entwickelt die DMSFACTORY derzeit einen Prototypen. Die wesentlichen nderungen: Erfassungs- und Archiv-Recherchebereiche sind optisch klar von einander getrennt. Denn manche Anwender recherchieren ausschlielich und werden von Werkzeugen fr die Bearbeitung nur irritiert – und umgekehrt. Auerdem werden knftig verstrkt farbige Hervorhebungen eingesetzt, um die Orientierung im Programm zu vereinfachen. Der einfache Austausch einzelner Begriffe soll der besseren Verstndlichkeit dienen. Bei geschickter Benutzerfhrung – so ein Ergebnis der Studie – wei der Benutzer intuitiv, dass er ein Dokument mit Schlagworten versehen soll, auch ohne die Bedeutung des Begriffs „Indizierung“ zu kennen.
Manfred Forst, Geschftsfhrer der DMSFACTORY GmbH: „Wir entwickeln unsere Software traditionell in enger Kooperation mit unseren Usern. Von dem nun eingeschlagenen Weg versprechen wir uns einen noch strkeren Zuspruch fr unsere Lsungen durch kleinere Unternehmen, die auf eine unkomplizierte Implementierung und einfachste Bedienung Wert legen und keine extra Budgets fr umfangreiche Anwenderschulungen aufwenden mchten.“
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